Путевые листы: правила заполнения в 2022 году

Кто должен составлять путевой лист

Накладная — документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 статьи 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нем прописан маршрут и техническое состояние автомобиля, информация о медицинском осмотре водителя и т.д. Путевые листы необходимы для обоснования необходимости аренды или лизинга, а также для подтверждения затрат, связанных с использованием транспортных средств:

• зарплата водителя;
• пособие водителям на командировки;
• стоимость горюче-смазочных материалов;
• стоимость запчастей;
• стоимость парковки;
• пособие на использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, использующие транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

В новых правилах составления накладных исключен пункт, предусматривавший оформление накладной только для перевозки пассажиров, багажа и товаров (Постановление Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на порожний транспорт нужно будет оформлять документ. Но оговорка осталась в искусстве. 6 Федерального закона от 08.11.2007 г. 259-ФЗ. Поскольку юридической силы Федерального закона нет. 259-ФЗ выше приказа Минтранса, мы считаем, что по-прежнему необходимо оформлять накладные только на перевозку грузов, багажа и пассажиров.

Типового путевого листа по-прежнему нет

Бланк «путевки» организация может разработать сама с учетом требований к первичной документации. Или изменить унифицированные формы Постановления Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. 78.

Форма, которую будет использовать компания, закреплена в учетной политике организации.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления накладной зависят от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в виде таблицы.

Время обработки

Один или несколько рейсов за смену в день	Перед началом первой поездки	За день
Полет превышает продолжительность смены	Перед стартом полета	На период, соответствующий продолжительности полета или На период, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящийся на несколько календарных дней

Если в течение срока действия накладной несколько водителей используют транспортное средство посменно, возможно оформление нескольких накладных на каждого водителя на автомобиль.

Основной подтверждающий документ

Данные электронных систем управления и накладные могут быть основным подтверждением целевого расхода топлива. Они должны содержать информацию, по которой можно определить количество и цель израсходованного топлива.

Но для того, чтобы включить в налоговую базу затраты на ГСМ, необходимо адекватно подтвердить затраты на их покупку. При оплате наличными может потребоваться кассовый чек на АЗС. В ситуации, когда бензин покупается по талонам, эту функцию выполняют по своим корням.

Новые правила оформления путевых листов с 1 января 2021 года

Новые правила утверждены приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 г. 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения проездных билетов», который действует с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.

Новый порядок заполнения накладных должен применяться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Давайте подробнее рассмотрим важные изменения.

Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»

В накладную добавлено обязательное требование «Транспортная информация». В нем должен быть указан тип сообщения и вид транспорта, указанные в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 г. 259-ФЗ.

Федеральный закон предусматривает только три вида перевозки пассажиров и багажа: регулярные, таможенные и пассажирские такси. Наверняка этого мало, поэтому письмом от 03.03.2021 г. D3-468-ПГ Минтранс разъяснил порядок составления данного требования. В графе «Вид транспорта» необходимо указать один из следующих видов:

• регулярные перевозки пассажиров и багажа;
• перевозка пассажиров и багажа по запросу;
• организованный транспорт группы детей;
• перевозка пассажиров и багажа легкими такси;
• грузовой транспорт;
• транспорт для собственных нужд.

Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»

Теперь в информации о транспортном средстве необходимо указать марку транспортного средства и прицепа (если есть). Раньше указывалось только тип и модель.

Так же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и въезде на нее после окончания смены. Показания, как и раньше, включают общее количество пройденных километров. Но в старой редакции не нужно было вводить данные одометра при въезде на стоянку.

Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле

В новых правилах указано, что должностное лицо, ответственное за техническое состояние и работу транспорта, несет ответственность за контроль технического состояния. Теперь указано, что этим занимается специалист по проверке технического состояния. Если все в порядке, необходимо поставить знак «Отпуск на линию разрешен».

Кроме того, в правилах прописано, какой знак ставить в накладную после медицинского осмотра водителя:

• по результатам предрейсового осмотра — «прошел предрейсовый медицинский осмотр, допущен к работе»;
• по результатам послетрейсового медицинского освидетельствования — «прошел послеторизованный медицинский осмотр».

Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов

Теперь дневник можно вести на бумаге или в электронном формате по вашему выбору. При электронном доступе подтвердите введенную информацию с помощью усовершенствованной квалифицированной электронной подписи (UKEP). И обязательно подумайте о печати журнала на бумаге.

Если вы ведете бумажный дневник, помните, что все его страницы должны быть пронумерованы и соединены между собой.

Нюансы и проблемы

Отказ от использования накладных для подтверждения стоимости горюче-смазочных материалов неоднозначно воспринимается регулирующими органами и судьями. Письмо Министерства финансов № 03-03-06 / 1/354 допускает такую ​​возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации. Минфин не устанавливает порядок регистрации первичного источника потребления ГСМ. Обязательные реквизиты документов содержатся в ФЗ-402 «Бухгалтерия». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (п.4 ПБУ1 / 2008), может быть использован для подтверждения расходов. Отсюда следует, что акты об аннулировании ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных единиц, работающих на бензине, являются достаточным основанием для аннулирования, если они правильно составлены и утверждены организацией в качестве рабочих.

По поводу транспорта мнения судей расходятся. Таким образом, ФАС ЗСО в своем постановлении нет. Ф04-2219 / 11 в корпусе № А27-10300 / 2010 от 17.05.11 делает вывод о том, что накладные для подтверждения расходов по-прежнему необходимы, так как эти документы свидетельствуют о том, что автомобиль использовался в производственных целях.

В то же время ФАС СЗО в своем постановлении No. F07-2241 / 12 в случае № A42-3168 / 2011 от 12.04.12 гласит: накладная — не единственный документ, подтверждающий экономическую обоснованность стоимости ГСМ. Эта позиция подтверждается постановлением девятого ААС No. 09AP-12355/12 от 09.06.12. Организации, основная деятельность которых не связана с транспортом, могут осуществлять свою работу без накладных, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.

Организация, не использующая накладные, может столкнуться с необходимостью доказать свою правоту регулирующим и судебным органам, особенно в отношении включения затрат на топливо в расчет налога на прибыль.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если с списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: какие расходы нужно учитывать на ГСМ? Здесь есть 2 варианта: материальные или иные расходы. Второй суб. 5 п.1 ст. 254 НК РФ горюче-смазочные материалы включаются в состав затрат на материалы при их использовании для технологических нужд. Прочие расходы на горюче-смазочные материалы включаются, если они используются для обслуживания служебных автомобилей (п. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

ВАЖНЫЙ! Если основной бизнес организации связан с перевозкой товаров или людей, горюче-смазочные материалы относятся к материальным затратам. Если автомобили используются в качестве служебных, горюче-смазочные материалы относятся к прочим расходам.

Второй вопрос: нужно ли нормализовать списание затрат на ГСМ в разрезе налогового учета? Ответ можно найти, связав детали накладной и законодательные нормы:

1. На подводной лодке рассчитывается фактическое использование горюче-смазочных материалов. Налоговый кодекс РФ не содержит прямых указаний на то, что стоимость горюче-смазочных материалов должна приниматься в налоговом учете только в соответствии с действующим законодательством.
2. PL содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако топливо и смазочные материалы можно рассчитать с помощью номера заказа. АМ-23-р, в пункте 3 которого указано, что установленные им правила предназначены, в том числе, для исчисления налогов. Минфин России в письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07 / 19283, от 06.03.2013 № 03-03-06 / 1/20097) подтверждает, что приказ № АМ-23-р можно использовать для обоснования затрат и определения стоимости ГСМ в налоговом учете по ставкам, умноженным на пробег.

ВАЖНЫЙ! В налоговом учете горюче-смазочные материалы могут быть взяты как по фактическому использованию, так и в количестве, рассчитанном в соответствии с нормативными актами.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспортные средства, для которых нормы расхода топлива не утверждены приказом No. АМ-23-р. Но в пункте 6 этого документа есть пояснение, что организация или индивидуальный предприниматель может индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые стандарты.

Позиция Минфина России (см., Например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06 / 4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в организации научным, юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем можно руководствоваться технической документацией.

В самом Налоговом кодексе РФ нет объяснения, как действовать в такой ситуации. В случаях, когда организация самостоятельно установила правила списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете размер сверхнормативного расхода топлива, налоговая инспекция может не признать его расходом. В результате возможна дальнейшая оценка налога на прибыль. При этом суд может поддержать позицию инспекции (см., Например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25 сентября 2015 г по делу № А53-24671 / 2014).

Законодательная база

При списании ГСМ следует руководствоваться нормами следующих нормативных документов:

1. Приказ Минтранса РФ № АМ-23-р, на которой введены рекомендации по нормированию стоимости ГСМ.
2. Приказ Минфина РФ от 29.07.2012 г. 162н, которым утвержден План счетов бухгалтерского учета в бюджетных организациях, а также даны пояснения к применению плана.
3. Статья 252 Налогового кодекса РФ, в которой указано, что компания вправе учитывать в налогообложении затраты на ГСМ, если они являются производственной необходимостью и документально подтверждены.
4. Статья 264 Налогового кодекса РФ, согласно которой стоимость горюче-смазочных материалов может учитываться при исчислении налога на прибыль.
5. Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому определяются необходимые документы для списания ГСМ.
6. Прочие правила

Расчет затрат

Расчет стоимости израсходованного бензина без накладной, как указано выше, может осуществляться как по расходу (на основании данных системы контроля, содержащихся в отчетах), так и по норме расхода, если маршрут автомобиля постоянный или используется агрегат, заполненный горюче-смазочными материалами. Показатели расхода топлива часто измеряются средней стоимостью единицы топлива. Он рассчитывается как сумма двух показателей затрат: остаток топлива и ежемесячный доход, деленный на сумму остатка и поступления того же топлива в литрах.

Пример: ООО «Рассвет» по БУ имеет на балансе бензин определенной марки 25 литров по цене 41 рубль. Прибытие текущего месяца было 120 литров по цене 39 руб.

Стоимость единицы бензина составляет:

• 25 * 41 = 1025,00 руб
• 120 * 39 = 4680,00 руб
• 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
• 25 + 120 = 145 литров.
• 5705/145 = 39,34 руб.

Путем умножения стоимости единицы на расход топлива, фактически определяемый системой управления, получают затраты.

Расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов также несложны, о них подробно говорилось выше. Рассмотрим пример выставления счетов за ГСМ без ваучеров по стандартам, если это постоянные маршруты. В этом случае можно использовать правила и формулы расчета, принятые Министерством транспорта с правом совещательного голоса (документ AM-23-R от 14.03.08.

Пусть перевозка будет осуществляться условно автобусом, базовая норма расхода бензина по которой составляет 15,2 литра на 100 км. Автомобиль, едущий по тому же маршруту, увеличивает пробег на 50 км. Применяем формулу на странице 2 п.8 постановления Минтранса АМ-23-Р: Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D) + Hot * T.

Помимо нормы расхода на 100 км (Hs) и пробега (S), в формуле учитывается работа автономного отопителя (Hfrom — показатель расхода топлива в час, T-время его работы) и поправка Фактор D, как правило, в виде надбавки за расход топлива в зимний период. Рекомендуемые показатели, относящиеся к зимнему расписанию, содержатся в приложениях к документу Минтранса. Они не применяются в приведенном выше расчете. Qн = 0,01 * 15,2 * 50 * (1 + 0,01) = 0,01 * 15,2 * 50 * 1,01 = 0,01 * 760 * 1,01 = 7,6 * 1, 01 = 7,68 л.

Оценим израсходованное топливо по средней стоимости и включим его в затраты: 7,68 * 39,34 = 302,13 руб. Автобус везет рабочих основного производства, проводка: Дт 20 Кт 10/3 (субсчет «Топливо») 302,13 руб.

Вы можете разработать собственные нормы расхода топлива по результатам контрольных замеров членами созданной для этого комиссии и применять их в расчетах.

Как списать бензин без путевого листа

При отсутствии накладной компании будет довольно сложно убедить налоговые органы в том, что эксплуатация транспортного средства является производственной необходимостью. Однако это не означает, что компания не сможет списать ГСМ. Если компания использует автотранспорт, но накладные не ведутся, она не сможет проводить расходы на топливо в налоговом учете. Но что касается бухгалтерского учета, все происходит в общем виде. В этом случае нет необходимости вносить в Книгу рекордов стоимость ГСМ. Но следует помнить, что такая практика всегда приводит к увеличению налоговой базы.

Важно! Если компания не ведет накладные или электронную систему контроля расхода топлива, учесть их для целей налогообложения будет невозможно. А это приведет к неуклонному увеличению налоговой базы.

Для того, чтобы компания смогла отнести стоимость ГСМ к налоговой базе (если в компании не используются накладные), необходимо будет установить в транспортных средствах электронные системы управления. Таким образом, все те же функции, которые возложены на накладные, будут обнаружены системой, данные которой должны быть заверены менеджером.

Приняв решение об использовании электронных систем управления в транспортном средстве, начальник должен будет оформить соответствующий приказ. Постановление издается в день начала практического использования этой системы.

Важно! Даже если компания использует в транспортном средстве электронную систему управления, это не значит, что водителю не нужно иметь накладную. Законодательством предусмотрены такие случаи, когда наличие накладной обязательно.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Обязательные реквизиты накладной указаны в Постановлении Минтранса от 11.09.2020 n. 368 и ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Первая группа дает право допускать перевозку к операции, а вторая — право принимать накладную для учета.

Для допуска к эксплуатации

Для таможенной очистки ГСМ на основании накладной необходимо указать следующие реквизиты (раздел I приказа № 368):

Имя и номер. Укажите в форме название документа и вид транспорта, на который он был составлен. Например, «Транспортная накладная легкового автомобиля». Пронумеруйте накладные в хронологическом порядке.

Информация о сроке действия. Укажите здесь период (день, месяц, год), в течение которого вы можете путешествовать по выданной накладной. Документ может быть оформлен на несколько дней: в этом случае необходимо указать дату начала и окончания периода, в котором можно использовать накладную.

Информация о транспорте. Это новое обязательное свойство с 2021 года. Оно должно содержать информацию о типе транспорта и сообщениях. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 г. 259-ФЗ. Подробнее об этом мы рассказали в разделе об изменениях в 2021 году.

Информация о собственнике (владельце) транспортного средства. Здесь необходимо указать:

• для юридического лица — наименование, организационно-правовая форма, должность, телефон, ОГРН;
• для индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Информация об автомобиле. Информация об автомобиле должна быть указана в накладной:

• тип транспортного средства (легковой или грузовой, автобус или троллейбус и т д);
• марка и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и др.);
• указать регистрационный номер автомобиля и прицепа (если есть);
• показания одометра (пройденные полные километры) при выезде автомобиля со стоянки и въезде на нее после окончания смены;
• день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если это требуется по закону);
• дата (день, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства со стоянки и его возврата.

Информация о драйвере. Эта часть должна содержать:

• фамилия, имя, отчество водителя;
• дату (день, месяц, год) и время (часы, минуты) медицинского осмотра водителя перед поездкой и после поездки, если послетрейсовый осмотр требуется по закону.

Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, каждый водитель может оформить свою накладную на автомобиль. В нем необходимо указать данные водителей, которые первыми выезжают со стоянки и последними заезжают. Если путевка оформлена на нескольких водителей, то отметки о предрейсовом медицинском осмотре необходимо направить каждому из них.

Для принятия к учёту

Накладная, как первичный документ, должна содержать, помимо указанных данных, обязательные данные, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. 402-ФЗ «Бухгалтерский учет».

Обязательные данные в соответствии с Законом № 402-ФЗ:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование хозяйствующего субъекта, составившего документ;
• содержание факта экономической жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), выполнившего (совершивших) операцию, операцию и лицо (лиц), ответственных за ее регистрацию, или наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственного) за регистрация мероприятия;
• подписи ответственных лиц с указанием их имен и инициалов или других реквизитов, необходимых для установления личности этих лиц.

Сотрудники компании часто используют в командировках частные автомобили. Например, директор использует автомобиль в командировке, а менеджер может вести личный автомобиль для встречи с партнерами.

Для подтверждения стоимости ГСМ каждая поездка должна быть отмечена в накладной.

Внимание к отметке о медосмотре и техконтроле

Новые правила гласят: состояние автомобиля проверяет сотрудник, ответственный за обслуживание и эксплуатацию.

Если при проверке машины техник не обнаружил неисправностей, он ставит отметку «Разблокировка линии разрешена».

Отметки после медицинского осмотра водителя будут следующими:

• для предполетного осмотра — «прошел предрейсовый медицинский осмотр, допущен к работе»;
• после полета — «прошел послеполетный медицинский осмотр».

Налоговый учет ГСМ в командировках

Учет горюче-смазочных материалов во время командировок зависит в основном от цели поездки и вида деятельности организации.

1. Грузовые и пассажирские перевозки

Горюче-смазочные материалы включены в прямые затраты. Они учитываются как закупочная стоимость сырья.

Если это транспорт на заказ, то покупка ГСМ является материальным расходом и поездку нельзя оформить как командировку.

Например, если это командировка менеджера транспортной компании, поездка считается деловой. В этом случае горюче-смазочные материалы относятся к прочим расходам (абзацы 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ).

Как составить акт на списание ГСМ

При составлении акта отмены ГСМ следует руководствоваться требованиями к оформлению таких документов. Например, этот документ должен содержать следующие сведения:

• фирменное наименование или полное наименование индивидуального предпринимателя;
• дата составления документа;
• члены комиссии (указываются их ФИО и должности);
• информация о водителе (ФИО);
• наименование механизма, его инвентарный и госномер;
• вид выполняемой работы;
• расход горюче-смазочных материалов (указывается нормированный и фактический расход).

Документ подписывается руководителями, а также членами комиссии, также указывается расшифровка их подписей. Кроме того, в акте должны быть указаны те документы, которые рассмотрела комиссия и на основании которых списано ГСМ. Обычно для подтверждения расхода топлива используется накладная, но это не всегда так.

Власти указали, как регистрировать путевые листы электронно

С 2021 года реестр накладных может вестись в электронном виде, но при этом необходима ЭЦП. То есть вся информация, внесенная в реестр, должна быть заверена усиленной квалифицированной электронной подписью.

Вычет по НДС

Приведенных выше подтверждающих документов обычно достаточно для включения затрат на бензин в расходы, но не в случае вычета НДС.

Для включения НДС в расходы при исчислении налога на прибыль требуется оформленный счет-фактура. Если компания покупает горюче-смазочные материалы в розницу, получить счет будет довольно проблематично. Лучшим вариантом будет заключение специального договора с СТО на закупку топлива. Если это соглашение будет заключено, СТО будет обязано выставлять счета на регулярной основе.

Списание топлива в 1С 8.3 пошаговая инструкция

Из таблицы видно, что списание ГСМ в 1С производится одинаково: независимо от того, учитываются ли ГСМ по топливным картам в 1С 8.3, по талонам или иным способом. А вот покупка и учет самого бензина на складах (централизованный склад или в автоцистернах) разные.

Поступление ГСМ

Поставка ГСМ может быть:

• через менеджеров (за наличные, на платежные карты компании, топливные карты, выписки со счетов или купоны);
• централизованный (по купонам, при переходе права собственности на топливо при предоплате или закупке в резервуарах организации).

При закупке горюче-смазочных материалов через ответственных лиц 1С использует документ Авансовый отчет, раздел Банк и Наличность — Авансовые отчеты.

Если топливо закупается на основании выписок, купонов и топливных карт, организация получает накладную и счет-фактуру. Таким образом, НДС, взимаемый поставщиком, может быть вычтен. Подготовка документа Предварительный отчет выглядит следующим образом:

Если топливо приобретается наличными или платежными картами, поставщик не представляет никаких документов, кроме чека, поэтому НДС не может быть удержан. Подготовка документа Авансовый отчет выглядит так:

Списание НДС по расходам, не учитываемым в НУ, автоматически осуществляется в 1С, если:

• НДС выделен, столбец НДС заполнен;
• нет счета, реквизиты счета не заполнены.

При централизованной закупке ГСМ в 1С используется документ Квитанция (акт, счет-фактура), вид операции Товар (счет-фактура), раздел Закупки — Квитанция (акты, счета-фактуры). Счет выставляется и НДС принимается к вычету в общем порядке.

Учет топлива

Дальнейший учет бензина в автоцистернах и его списание в 1С 8.3 осуществляется:

• перемещение с общего склада (ГСМ в резервуарах или ГСМ в резервуарах СТО) на склад с наименованием автомобиля (Авто склад) с документом Погрузочно-разгрузочные работы, раздел Склад — Погрузочно-разгрузочные работы — если такое перемещение Это необходимо;
• с учетом количества израсходованного топлива вне программы по накладной;
• отмена горюче-смазочных материалов.

Как списать топливо в 1С 8.3

Списание ГСМ, в том числе и по топливным картам в 1С 8.3, производится с помощью документа Требование-накладная, раздел Склад — Требования-накладные.

Указывать:

• Склад — название склада ГСМ.

Вкладка «Материалы:

• Номенклатура — марка топлива из справочника Номенклатура: Материалы;
• Количество: Количество топлива указанной марки учтено на счете 10.03 «Топливо.

Вкладка «Счет затрат:

• Счет затрат — Счет затрат, на который начисляются ГСМ;
• Разделение затрат: подразделение организации, в которой зарегистрирован автомобиль и для нужд которой он используется;
• Статьи затрат — Списание материалов (с установленным типом потребления организационной единицы).

Нормы расхода ГСМ

Действующие правила расхода ГСМ указаны в приказе Минтранса РФ от 14 марта 2008 г. АМ-23-р (с изменениями 20.09.2018 г.) «О выполнении методических рекомендаций« Нормы расхода горюче-смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Преимущество единых стандартов: они уже есть, для их разработки не требуется усилий. Они унифицированы для большинства марок автомобилей, типов дорог, типов грузов и т.д.

Однако сама фирма имеет право по закону устанавливать свои собственные стандарты и утверждать их руководством. Ваши собственные стандарты могут быть полностью учтены в других расходах, как часть затрат на содержание служебных автомобилей.

Плюс свои правила: у каждой компании своя специфика (определенные маршруты, загрузка автомобиля, сезонность, качество дорог). Учитывая все факторы, можно уточнить нормы — на каждый автомобиль компании.

Решение о том, будете ли вы применять свои правила или правила Министерства транспорта, можно указать в учетной политике. Собственные правила или правила Минтранса с поправками (возмещение, разные правила по сезонам) утверждаются приказом руководителя.

Все, что превышает лимит, учитывается в налоговом учете как неприемлемые расходы. Однако документально профицит может быть обоснован, например, при увеличении расхода ГСМ зимой можно оформить заказ на сезонное повышение нормативов и новый акт заселения.

Пример. Сотрудник уехал в командировку из Москвы в Санкт-Петербург на служебном автомобиле компании. После предоставления чеков на бензин и проездных билетов выяснилось, что некоторое время сотрудник проводил в поездках по своим делам. Был произведен перерасчет пробега и сотрудник вернул деньги за перерасход бензина (ГСМ) в бухгалтерию. В бухгалтерском учете это называлось доходом. Затраты на содержание автомобилей и отработавшее топливо организация списала в расходы.

Дополнительные реквизиты путевого листа

Организации и индивидуальные предприниматели могут указывать в накладной дополнительные реквизиты с учетом особенностей своей деятельности по перевозке грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 п. I приказа № 368).

Такими дополнительными деталями, по мнению автора, могут быть:

• стандартный расход топлива;
• путь движения;
• экономия топлива по сравнению со стандартным расходом;
• чрезмерный расход топлива по сравнению со стандартным расходом.

Перечисленные реквизиты содержатся в единой форме накладной.

Эти данные позволяют организации осуществлять внутренний контроль над действительностью аннулирования топлива.

Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, посты, фактические показатели. Для доступа к материалам просто зарегистрируйтесь

Приобретение ГСМ по чеку

можно ли вычесть НДС при покупке бензина на СТО по чеку и как отразить эту покупку в 1С: Бухгалтерия?

невозможно получить вычет НДС на бензин, приобретенный на СТО без СФ (Письмо Минфина РФ от 25 июня 2020 г. N 03-07-09 / 54634 п.1 ст. 172 Налогового управления). Кодекс Российской Федерации). Для вычета НДС необходимо:

• счета-фактуры, выставленные продавцами;
• документы, подтверждающие уплату НДС при ввозе товаров в РФ;
• документы, подтверждающие уплату налогов у источника выплаты налоговыми агентами;
• иные документы в случаях, предусмотренных пп. 2.1, 3, 6-8 ст. 171 НК РФ (речь идет о вычетах по НДС, когда налог уплачивается непосредственно в бюджет, а также оплачивается сотрудниками компании в составе командировочных расходов).

Основной раздел — Функциональность — Действия

Что и для кого автоматизировано

Какие:

• покупка топлива по чекам и топливным картам в рублях. (топливные талоны — не включены, обычный «режим);
• подсчет и контроль остатков ГСМ в баке автомобиля;
• оформление и печать накладной с учетом маршрута;
• печать авансового отчета о закупке ГСМ чеком.

Для кого:

• для нетранспортных компаний, использующих собственные и арендованные автомобили в профессиональных целях.

Ограничения применения

Кому и когда НЕ подходит:

• автотранспортная компания с основным видом деятельности — транспорт;
• при покупке ГСМ по талонам;
• при использовании легковых автомобилей;
• при заполнении внешней тары;
• при хранении топлива на разных складах;
• при нормировании расхода топлива.

Организация не использует свой автомобиль в управленческих целях. Горюче-смазочные материалы не стандартизированы. 14 декабря сотруднику было выдано 6000 рублей наличными на приобретение ГСМ. 16 декабря сотрудник представил Прогнозный отчет с чеком (в том числе НДС 20% выделен отдельной строкой) и накладной (фактический расход топлива 18,3 литра). И это также привело к вторжению в кассу.

Давайте посмотрим на пошаговые инструкции по созданию примера. PDF

Дата	Плата	Кредит	Количество БУ	Размер организационной единицы	Название операции	Документы (отчеты) в 1С
Dt	CT
Выдача денежных средств ответственному лицу из кассы
14 декабря	71.01	50.01	6000	6000	Выдача ответственному лицу	Выдача наличных — Выдача ответственному лицу
Покупка и аннулирование ГСМ
14 декабря	10.03.2	71.01	4 000	4 000	4 000	Прием бухгалтерских материалов	Накладная
26	10.03.2	Стирание материалов, в литрах
19.03	71.01	800	800	Принятие учета по НДС
91,02	19.03	800	Отмена НДС
NOT.01.9	800	Отражение расходов, не учтенных в ОЕ
Возврат неиспользованных бухгалтерских средств
14 декабря	50.01	71.01	1,200	1,200	Возврат ответственных денежных средств	Квитанция — Возврат от ответственного лица
Аннулирование ГСМ на общехозяйственные нужды
31 декабря	26	10.03.2	732	732	732	Аннулирование материалов, в рублях	Закрытие месяца — Корректировка стоимости позиции

Выдача денежных средств подотчетному лицу из кассы

Снятие наличных — Тип операции Выплата ответственному лицу

Приобретение и списание ГСМ

Покупки — Показания: заголовок документа

Порядок начисления НДС:

• Отменить распределение НДС
  — сумма НДС не распределяется и включается в стоимость ГСМ (
  нет столбца% НДС, НДС, Итого);
• НДС в сумме
  — сумма НДС распределяется, амортизируется по расходам в БЕ и не учитывается в НУ (
  есть графы% НДС, НДС, Итого).

Топливная карта

Карта маршрута

Полученные результаты

— автоматически генерируются и визуально отображаются:

Сообщения:

• идентичные горюче-смазочные материалы можно приобрести по разным ценам и разными способами, поэтому окончательная стоимость отмены формируется в конце месяца в процедуре закрытия месяца<br>;
• Распределенный НДС 19,03 тыс. Дт. 71, исключенный из стоимости горюче-смазочных материалов и амортизированный по расходам в БЕ Дт 91,02 тыс. 19,03, но нет суммы в н.у
  .

Стандарт:

• без счета-фактуры вычет НДС не производится (Письмо Минфина РФ от 25.06.2020 N 03-07-09 / 54634);
• НДС по чеку без налога на счет-фактуру не учитывается в расходах организационного подразделения (Письмо Минфина РФ от 13.08.2018 N 03-07-11 / 57127).

Проводки

Форма для печати

упрощенный:

Форма для печати

унифицированный:

Образец 2021

В связи с введением в программу новых правил, накладная формируется с указанием (Приказ Минтранса от 11.09.2020 N 368):

• модель автомобиля;
• информация о транспортировке.

Для этого во вкладке транспортного средства (Справочные материалы — Транспортные средства) вы можете ввести модель транспортного средства и модель прицепа (начиная с версии 3.0.86).

Распечатать — Накладная (№ 3)

Возврат неиспользованных подотчетных средств

Квитанция — Тип операции Возмещение отчитывающимся лицом

Списание ГСМ на общехозяйственные нужды

Закрытие месяца — Корректировка стоимости позиции

ОСВ / Анализ счета / Карточка 10.03.2

4,000 / 100 x 18,300 = 732 затраты на амортизацию ГСМ

Форма и порядок заполнения путевого листа

Еще не существует обязательной формы накладной для всех. Вы можете разработать его самостоятельно или изменить и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. 78. Обзор включает добавление всех необходимых деталей и исключение ненужных столбцов.

Получите демо-доступ к модулю «Транспортные накладные, топливо и смазочные материалы» и получите все текущие формы бесплатно

Закрепите форму, которую вы будете использовать в учетной политике. Перед этим убедитесь, что накладная соответствует всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам перечня. Если у вас уже есть утвержденная форма проездного билета, не забудьте изменить ее в соответствии с новыми требованиями 2021 года.

Мы подготовили несколько образцов накладных, оформленных по новым правилам.

Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3

Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П

Обновленный реквизит «Сведения о транспортном средстве»

Раньше указывались только тип и модель автомобиля, теперь добавлена ​​дополнительная информация. Это:

• марка транспортного средства и прицепа, если таковые имеются,
• показания одометра при выезде ТС со стоянки и выезде на нее по окончании смены.