Правила уничтожения документов

Какие документы можно уничтожить?

Принимая решение об уничтожении документов, нужно руководствоваться главным критерием — сроком хранения. Если срок его действия истек, документ можно отправить в измельчитель (или печь), если вы правильно определили срок годности.

Руководствуясь этим правилом, вы можете составить список документов разного «возраста», подлежащих уничтожению в 2017 году:

Год окончания работы офиса	Срок хранения
1941 г	75 лет
1971 г	45 лет
2006 г	10 лет
2011 г	5 лет
2013	3 года
2015 г	1 год

документы нельзя сразу выбрать для измельчения. Для начала необходимо оценить стоимость. В этом случае срок годности станет определяющим, но не единственным критерием. Просроченный документ может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он имеет научную, даже историческую ценность. Установить его, а значит, продлить срок хранения может только экспертиза стоимости (CE), которую проводит экспертная комиссия (CE).

Виды документов

Существует четко регламентированная градация типов документов в зависимости от смысла документа. В соответствии с градацией устанавливаются сроки хранения документации на предприятии. Итак, есть официальные, личные, простые, сложные, секретные и внутренние документы.

В зависимости от важности время удерживания может быть временным или постоянным.

Все документы хранятся в оперативном обороте предприятия или организации два года, после чего передаются в архив предприятия. При подготовке к сдаче в архив проводится экспертиза ценности документов, в течение которой устанавливается срок их хранения или возможность их уничтожения.

Документы, не представляющие правовой, политической или культурной ценности, подлежат уничтожению. В каждом отделе есть межотраслевые списки сроков хранения тех или иных документов.

На основании рейтинга на отборочном экзамене выделяются:

• ценные документы для передачи в Государственный архив;
• ценные документы переданы в архив компании с условием их сохранности не менее 10 лет;
• ценные документы со сроком хранения до 10 лет, которые будут храниться в соответствующих отделах предприятия, например, бухгалтерские документы — в бухгалтерии;
• ненужные документы с истекшим сроком хранения, подлежащие уничтожению.

Заключения экспертизы оформляются письменно отдельно по документам в зависимости от их дальнейшей судьбы.

Таким образом, они составлены:

1. список документов и файлов постоянного хранения;
2. список документов и файлов, которые будут храниться более 10 лет;
3. перечень документов и файлов для хранения до 10 лет.

Перечень документов, отобранных для уничтожения, оформляется в виде закона о выделении документов для уничтожения. Списки рассматриваются экспертной комиссией и выносятся на утверждение руководителю компании или организации. По решению экспертной комиссии офис компании приступает к уничтожению документов.

Сам процесс уничтожения происходит в составе нескольких человек и прописан законом об уничтожении документов.

Ответ

Уничтожение электронных копий документов осуществляется так же, как уничтожение бумажных документов.

Субъект хозяйствования самостоятельно определяет порядок документирования и архивирования документов.

Для оформления процедуры уничтожения электронных и бумажных документов можно использовать нормативные документы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных организаций, так как многие частные компании являются источниками приобретения государственных архивов.

Примеры документации по процедуре уничтожения документов приведены в пояснении к этому ответу.

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Если акт о назначении документов на уничтожение составлен правильно (с соблюдением всей процедуры организации и проведения экспертизы документов и оформления результатов работы ЭК), ответственный все равно может быть привлечен к ответственности если документы были уничтожены досрочно и не соблюдались сроки их консервации.

ВАЖНЫЙ! Согласно ст. 15.11 КоАП РФ за серьезное нарушение сроков хранения бухгалтерских документов возможен штраф от 5 000 до 10 000 рублей.

Если юридическое лицо не имеет средств для организации и ведения отдельной службы подачи документов, но не желает быть наказанным, оно должно назначить ответственных сотрудников, в функции которых будет входить постоянный контроль за подачей документов и своевременное уничтожение дел с периоды просроченного хранения.

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение о создании архива. Секретарь ИК всегда является архивариусом, а президент — это либо топ-менеджер, который подчиняется сотрудникам (например, административный директор), либо, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если таковой не обнаружен, то сам генеральный директор, подписывающий приказ о создании комиссии (Пример 1). Этим же постановлением можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если в приказе не указана дата создания КЭ, комиссия считается отработавшей с момента подписания приказа.

ИК — коллегиальный консультативный орган при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в состав комиссии входят несколько должностных лиц среди сотрудников организации, «консультанты» — должностные лица не принимают решения, а лишь рекомендуют генеральному директору произвести ту или иную операцию с документами и согласовывают ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо осведомлен об управленческих документах, но в архиве организации по-прежнему находится огромный пласт документов управления кадровым делом, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, которые сопровождают специализированную деятельность организации. Поскольку это независимые системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого создается экспертная комиссия — собрание компетентных должностных лиц (каждый в своей сфере.

Основная функция ЭК в организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, — это организация ежегодного отбора файлов для архивирования и уничтожения.

В организациях, являющихся источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного института, представляет ей на согласование проекты номенклатур дел, архивных описей, формулирует предложения об изменении срока хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, EC должен включать:

• начальник отдела кадров;

• главный бухгалтер;

• начальник юридического отдела;

• профильный руководитель компании (руководитель производства, руководитель строительства, главный технолог и др.), В задачу которого входит оценка документов по основным направлениям деятельности организации.

Каждое заседание ИК заносится в протокол (Пример 2).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Как происходит уничтожение документов с истекшим сроком действия?

Для любого документа (неважно, административного, бухгалтерского или личного) существует единый порядок их уничтожения. Это выглядит следующим образом:

• необходимо проверить, не истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, утративших практическое значение.
• Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу стоимости документов (составленных из протокола заседания ЭК).
• Составляется акт об уничтожении документов, утверждается руководителем предприятия.
• Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какие могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Здесь одного акта мало и самостоятельно избавиться от документов не получится. В этом случае нельзя недооценивать роль экспертной комиссии. Например, если в ходе проверки выясняется, что в одном случае документы с истекшим сроком хранения архивируются одновременно с документами с постоянным или длительным сроком хранения, то этот набор документов необходимо будет расширить и распустить. Документы, не подлежащие уничтожению к определенному сроку, оформляются отдельными файлами.

Или другой пример: если проверка документов постоянного хранения выявила наличие обоих оригиналов, копий или их дубликатов (т. Е. Дублированной информации), то оригиналы подлежат дальнейшему хранению, а остальные документы уничтожаются. Все это решает экспертная комиссия.

В его обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. Для измельчения можно выбрать документы, большинство из которых недоступны для чтения и не подлежат восстановлению. Если текст можно восстановить, поврежденный документ не уничтожается, а позже восстанавливается или копируется.

Результаты экспертизы документов должны быть отражены в протоколе ЭК, форма которого не регулируется законодательством. А при составлении акта об уничтожении документов лучше воспользоваться формой, приведенной в Приложении № 4 Основных правил архивов организаций, утвержденных решением Росархивской коллегии от 06.02.2002.

Порядок проведения процедуры в 2021 году

Условно процедуру уничтожения документов можно разделить на несколько этапов:

1. Создание комиссии. Глава компании издает приказ, в котором назначает ответственных сотрудников. Комиссия будет заниматься как прямым уничтожением бумаг, так и оформлением связанных документов.
2. Экспертная оценка. Специалисты проверяют документы, которые подготовлены к утилизации. Такие действия гарантируют, что уничтоженные документы больше не будут иметь никакой ценности для компании. Таким образом бывает, что оригиналы и копии документов хранятся на складе. Возможно, комиссия решит уничтожить только копии, а оригиналы оставить.
3. После выбора документов, предназначенных для уничтожения, руководители, входящие в комиссию, должны их систематизировать и описать.
4. Оформление сделки. Здесь перечислены все переработанные документы. Составление акта делается еще до его уничтожения.
5. Порядок уничтожения. Все зависит от объемов. Вы можете обратиться в специализированную компанию или сделать это самостоятельно.
6. По окончании процедуры каждый член комиссии подписывает акт, подтверждающий, что утилизация произведена с соблюдением всех правил.

 

Инструкция по заполнению акта акта об уничтожении документов в 2021 году

При составлении акта необходимо придерживаться правил оформления документов такого типа:

• вверху написано название компании и ее организационно-правовая форма. Также здесь необходимо указать дату и город составления;
• затем указываются ФИО и должность руководителя, подтверждающая расстановку;
• далее наименование документа;
• также прописывает информацию о заказе, ставшем основанием для данной процедуры;
• перечислите всех членов комитета, их полные имена и должности. Также назначается президент группы;
• информация об уничтоженных документах размещена ниже. Для лучшего понимания информации вся информация представлена ​​в таблице. Регистрируется год регистрации документов, их названия, количество. Также есть специальная колонка, в которой указываются причины разрушения. Например, это могло быть «Истечение срока»;
• общее количество документов указано под таблицей. Также отмечается метод, выбранный для утилизации;
• после этого члены комиссии должны подписать документ. Для этого внизу проставляются подписи.

Вы должны понимать, что этот акт — достаточно важный документ. Это будет полезно, если вам нужно сообщить об уничтоженной документации. Учитывая важность документа, необходимо позаботиться о его правильном заполнении. Например, здесь не должно быть ошибок. Пятна также не приветствуются. Если произошла опечатка, лучше начать составлять новый документ. Обращаем ваше внимание, что в случае выявления нарушений акт может быть признан недействительным. А это уже будет приравнено к уничтожению документов без надлежащей регистрации. Поэтому, во избежание проблем в будущем, каждому члену комиссии рекомендуется проверить правильность составления документа.

 

Особого внимания заслуживает достоверность введенной информации. За его справедливостью также должны следить ответственные сотрудники. Ни при каких обстоятельствах нельзя изменять количество документов, подлежащих уничтожению. Может возникнуть желание не указывать отдельные элементы из-за незначительности документов или их небольшого количества. Однако этого делать не стоит. Если выпадет чек, любые недостающие позиции будут обнаружены довольно быстро. Не забывайте, что указание неверных данных влечет административную ответственность. Кроме того, независимо от того, были ли неверные данные введены намеренно или по ошибке, наказания не избежать.

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Закон не определяет конкретных процедур уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют никакой ценности для компании и, по сути, являются макулатурой, избавиться от них можно всячески. Например, вы можете:

• отправить документы для обработки (утилизации) в специализированную организацию;
• избавиться от ненужной бумаги с помощью специального шредера (шредера, шредера и т д.);
• гореть (однако это может вызвать проблемы у пожарных).

Первый способ может обернуться для компании значительными материальными затратами на оплату услуг по утилизации, и для передачи документов необходимо будет оформить акт приема-передачи или счет-фактуру с указанием количества ящиков и их веса. Для обеспечения конфиденциальности вам нужно будет отправить вашего сотрудника в специальную организацию для проверки процедуры измельчения документов.

Если экспертиза ценности проводится впервые

Первая оценка — это всегда масштабное мероприятие. Необходимо просмотреть все документы, которые накопились за годы существования организации. При этом экспертная комиссия должна действовать последовательно.

■ Шаг 1. Выберите документы, для которых будет проводиться оценка стоимости.

На данном этапе экзамена члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности делопроизводителя (делопроизводителя, секретаря) и сотрудников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, заполненные до начала текущего года, от документов, которые все еще находятся в работе.

■ Шаг 2. Разделите документы по годам. Этот этап актуален для первого CE, когда необходимо увидеть абсолютно все, что оформлено документами.

Первое, что начинают приводить в порядок, — это делить документы по годам. Возможно, сотрудники, ответственные за эти документы, уже сделали это. В противном случае вам нужно будет сделать это сейчас. Клерк и клерки подразделения по-прежнему несут ответственность, и еще слишком рано привлекать членов ИК.

■ Шаг 3: Проводим обследование. На этом этапе основную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые рассматривают документы, подготовленные для оценки и разделяемые по годам, и выносят вердикт: имеют ли они практическую (научную, историческую) ценность или нет. Впоследствии та часть документов, которые получили статус «могут быть уничтожены», проверяется архивистом. Узнайте, истекли ли сроки хранения этих документов.

■ Шаг 4: формализовать результаты экзамена. Результаты осмотра ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а, во-вторых, в акте о выделении документов на уничтожение.

■ Шаг 5: Мы согласовываем и утверждаем инвентаризацию и записи. После оформления документов, фиксирующих результаты экспертизы принятой стоимости, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ИК согласовывают опись и акт, после чего утверждаются генеральным директором.

■ Шаг 6: Подготовьте документы для архивирования и уничтожения. Те дела и документы, которые остаются в организации, записываются в архив. Для тех, кто решил уничтожить, организован процесс утилизации.

Процесс уничтожения документов

Уничтожение документов обычно осуществляется двумя способами: сжиганием или измельчением. Последнее — только при условии невозможности восстановления документов. Не отправляйте документы на ближайший полигон, не рвите их и не используйте как черновики.

Как правило, к уничтожению документов привлекаются специальные организации. Чаще всего эти организации предлагают измельчение в качестве метода уничтожения, а образовавшиеся отходы сразу же принимаются как макулатура, возвращая тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика исполнитель может снять процесс разрушения на видео. Представители заказчика также могут присутствовать при уничтожении документов.

С организацией, занимающейся уничтожением документов, составляется типовой договор на оказание услуг. Типовую форму контракта исполнитель предложит на стадии переговоров. Все, что требуется от архивиста, — это обеспечить наличие в контракте пункта, в котором говорится, что подрядчик обязуется гарантировать конфиденциальность уничтоженных документов, поскольку они могут включать случаи, которые содержат личные данные, коммерческую тайну или другие типы. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, которые вскоре останутся только стружками, подрядчики по умолчанию гарантируют конфиденциальность.

Вы можете сами уничтожить документы, если производственные мощности позволяют, например, в цехах предприятия работает промышленная печь или измельчитель. Попытка избавиться от документов с помощью обычного уничтожителя бумаги обречена на провал, если объем документа превышает одну папку.

Акт об уничтожении документов

Уничтожение дел с момента отбора до отправки в уничтожитель оформляется документом — актом о поручении на уничтожение архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждается Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях в «Приложении № 21 (Пример 3).

Как видно из примера, акт уничтожения документа условно состоит из двух частей. Первый — это список дел и документов, предназначенных для уничтожения, второй — информирует о том, как именно были уничтожены документы.

Рассмотрим акт и рассмотрим основные правила заполнения его единой формы.

Первая часть акта: правила оформления

1. Название организации может быть полным или кратким. Главное, чтобы название, указанное в акте, соответствовало уставу организации.

2. Акты уничтожения документов должны регистрироваться, как и другие документы. Акту присваивается порядковый номер согласно соответствующей регистрационной форме. Дата заключения должна соответствовать дате ее утверждения.

3. Акт утверждается генеральным директором.

4. Отбор документов для уничтожения осуществляется на основании нормативных актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только список 2010 г. Мы включили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, сколько из этих документов выглядит на месте.

5. Информация об уничтоженных документах сведена в таблицу.

• Каждой записи в таблице присваивается прогрессивный номер.

• Заголовок группы обращений помещается во второй столбец: «Счета-фактуры» или «Заказы…». При этом не нужно описывать бизнес по единицам хранения. Кроме того, если одно и то же дело уничтожается в течение нескольких лет одновременно, достаточно внести в акт только одну регистрацию (см. Пункт № 3 в примере 3).

• В третьем столбце укажите годы, за которые документы уничтожены.

• Опись, как уже было сказано, является основным бухгалтерским документом архива. Если уничтожаемые документы внесены в описи, то их количество указывается в четвертой колонке, а серийные номера единиц хранения, уничтоженных по этой описи, указываются в пятой колонке (см. Позицию № 1). Документы со сроком хранения пять лет и менее не содержат описания, поэтому в этих столбцах ставится тире (см. Пункт №2). Если это первое уничтожение документов в организации и опись еще не составлены, то обе колонки (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы — добавлять к ним все равно нечего.

• Время от времени указывается количество единиц хранения, подлежащих уничтожению.

• В седьмом столбце укажите срок хранения для каждого обращения и ссылку на его источник. Поскольку слово «Список» в заголовке столбца указывает на Список 2010 г., таблица должна содержать полное или сокращенное наименование остальных источников (см. Пункт 4).

• Столбец «Заметки» традиционно используется для всех типов заметок. Например, корпус электронный (см. Пункт №5).

6. Итак, подведем итог: цифрами и буквами напишите общее количество уничтоженных единиц хранения на бумажных и электронных носителях.

7. Первая часть акта подписывается ответственным за архив работником и выносится на утверждение экспертной комиссии. Затем выдается виза со ссылкой на протокол заседания ЕК, в котором записывается договоренность.

Документ об уничтожении документов желательно сразу подать на согласование генеральному директору, хотя вторая часть документа еще пуста. Управляющему нужно знать, какие документы скоро будут уничтожены. Кроме того, именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует его в штампе одобрения. Уничтожение документов — процесс необратимый. Карты не подлежат возврату после отправки на переработку.

Вторая часть акта: особенности оформления

В этой части указано, как именно и на каком основании были уничтожены документы. Форма отчета об уничтожении, утвержденная Регламентом 2015 г., подразумевает, что уничтожение осуществляется подрядчиком. Поэтому во второй части указывается вес документов (они будут приниматься по весу, а не по частям единиц хранения), регистрационные данные договора, способы уничтожения.

Если организация уничтожит документы сама, запись будет похожа на показанную в Примере 4.

Примечание: документы уничтожены в присутствии должностных лиц — членов ЭК. В этом случае не нужно составлять отдельный акт, но и уничтожить документы без надзора тоже невозможно.

Если уничтожаются только бумажные документы, словосочетание «на электронном носителе» исключается из акта. Отметка «В бухгалтерские документы внесены изменения» означает, что после уничтожения документов делопроизводитель поднял инвентарь, документы которого были отправлены на уничтожение, и сделал соответствующие записи (Пример 5).

Обратите внимание: в описи, в отличие от акта уничтожения, каждая единица хранения представлена ​​отдельно. Отдельно получают заметки. Если они уничтожили документы, которых не было в описи, либо при составлении акта графы 4 и 5 таблицы были исключены, отметка в описи не проставляется.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

В процессе хозяйственной деятельности организация может располагать документами, не включенными в законодательно определенные списки. Рано или поздно встает вопрос и об их уничтожении.

В любом случае перед оформлением акта уничтожения необходимо указать срок хранения этих документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных в списках, ЭК организации вправе обратиться к специалистам архивного института с запросом.

Только после определения срока хранения можно решить дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжить хранение).

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушать требования законодательства и случайно не удалить документы, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно рассчитать эти сроки. При этом учтите следующее:

• Перед уничтожением ящиков с датой регистрации в 2010 г и позднее сроки хранения должны быть сверены с перечнем, утвержденным Постановлением Росархива № 236 от 20.12.2019 г или приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. 558.
• Документы, созданные до 2009 года (включительно), могут быть уничтожены только в случае истечения срока хранения, указанного в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Это связано с тем, что постановление п. 558, которым был введен список 2010 года, обратной силы не имеет, то есть не распространяется на ранее установленные отношения, иначе прямо в нем не предусмотрено. И отдельные термины списка-2000 и списка-2010 не совпадают для одних и тех же документов.

При указании даты уничтожения документов следует помнить, что в акт об уничтожении разрешается включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором был составлен акт. Например, дело 2015 года с пятилетним сроком хранения может быть включено в акт не ранее 2021 года.

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

отдельно стоит остановиться на особенностях уничтожения бухгалтерских документов. Несмотря на то, что сроки их хранения также установлены списком 2010 г и подлежат общему порядку архивирования и уничтожения документов в соответствии с Законом No. 125-ФЗ, есть еще ряд нормативных документов, требования, которые необходимо учитывать.

Поэтому в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан хранить данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в течение 4 лет и ст. 29 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. 402-ФЗ устанавливает 5-летний срок хранения первичных бухгалтерских документов, бухгалтерских записей, учетной политики, бухгалтерских записей и других документов, касающихся организации и бухгалтерского учета.

Дополнительную информацию о том, как долго должны храниться такие документы, как счета-фактуры, см. В статье «Как долго хранятся счета-фактуры?».

То есть, если регистр бухгалтерского учета, справка или другой документ так или иначе относится к разряду бухгалтерских, до истечения 5-летнего срока составить акт уничтожения невозможно. В этом случае ответственность за незаконное уничтожение будет возложена на руководителя компании.

Однако это еще не все. Вышеупомянутое относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых на протяжении всего периода их существования была сбалансированной. Если убыток получен и перенесен на последующие периоды, запрещается уничтожать все документы, подтверждающие размер такого убытка в течение всего периода передачи (ст. 283 Налогового кодекса РФ).

После всех предусмотренных законом сроков консервации, акт об уничтожении составляется в обычном порядке.

Обоснование

Уничтожение документов является частью системы документационного обеспечения управления хозяйствующим субъектом («Система государственного управленческого документообеспечения. Основные положения. Общие требования к службам документации и документообеспечения» (утв. Решением Главархив Совета СССР 04 27/2 / 1988 г., Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33) (вместе с «Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных бланков (РКФ)», «Примерное положение о Службе управленческой документации»), «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов для информации, библиотечного и издательского дела. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»).

Субъект хозяйствования должен самостоятельно установить порядок ведения документации, порядок хранения и архивирования документов и их копий (ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.2012). 1993 N 299, Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Пример документарного поручения, в частности, пример процедуры уничтожения копий документов, может быть использован:

«Методические рекомендации по применению Правил организации архивного дела, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов в государственных органах, органах власти и местных организациях»

РАЗДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С СРОК ДЕЙСТВИЯ ДЛЯ УНИЧТОЖЕНИЯ

Процесс разделения документов с истекшим сроком хранения для уничтожения включает:

• передача дел, документов на уничтожение;
• составление акта о выделении документов на уничтожение;
• передача дел, документов на уничтожение.

Процесс постановки дел, документов на уничтожение осуществляется:

В архиве организации дела назначаются на уничтожение сотрудником архива по результатам просмотра годовых разделов инвентаризаций, документов временного хранения (более 10 лет) и персонала. При этом отображаются годовые разделы описей дел, документы за несколько лет.

Сотрудник архива организации, выделяя дела, не подлежащие хранению, для уничтожения также обычно формирует таблицу со списком этих дел для включения в акт о назначении на уничтожение архивных документов, которые они не подлежат консервации.

Электронные файлы, документы подлежат уничтожению на общих основаниях (п. 4.13. Правил).

Акт, касающийся поручения уничтожения электронных документов после истечения срока хранения, в целом соответствует прилагаемой форме с учетом следующих положений:

• в названии акта указано «о поручении на уничтожение ИТ-документов, не подлежащих консервации»: при поручении на уничтожение ИТ-документов в офисной деятельности;
• означает «по поручению на уничтожение электронных архивных документов с истекшим сроком хранения»: при поручении на уничтожение электронных документов, находящихся в архиве организации.

Акт подписывается распорядителем архива или распорядителем архива.

Акт о назначении уничтожения архивных документов с истекшим сроком хранения подлежит утверждению ЦИК (ИК) организации вместе с ежегодными разделами описей дел постоянного консервации и персонала (п. 4.11. Правил). ЦИК организации (EK) рассматривает Закон о распределении для уничтожения архивных документов с истекшими сроками хранения после проверки годовых разделов инвентаризаций. Внизу слева после подписи заведующего архивом проставляется печать одобрения с датой и номером протокола ЦИК (ИК) организации.

Решение Совета Евразийской экономической комиссии от 18 сентября 2014 г. N 71 «О порядке работы с документами ограниченного распространения (конфиденциальными и для служебного пользования) в Евразийской экономической комиссии»

51. После подписания (принятия, утверждения) документа ограниченного распространения его электронный файл уничтожается исполнителем одним из следующих способов уничтожения информации:

• удаление информации с помощью специального программного обеспечения;
• воздействие на поверхность электронного носителя информации с помощью магнитного поля (размагничивание);
• механическое разрушение электронного носителя информации вместе с информацией (измельчение, плавление, использование химикатов).

Факт уничтожения электронного файла документа ограниченного распространения фиксируется путем проставления на обратной стороне первого листа визовой копии документа, хранящегося в файле, пункта «Файл уничтожен» (в котором указывается способ уничтожения использованный файл, дата уничтожения) и подпись исполнителя.

Уничтожение электронных файлов документов ограниченного распространения осуществляется в соответствии с требованиями и стандартами защиты информации, включая использование криптографических средств, утвержденными Советом Комиссии по согласованию с уполномоченными органами государств-членов.

Постановление Росархива от 04.11.2018 N 44 «Об утверждении образца инструкции по делопроизводству в государственных организациях»

8,68. Электронные документы с истекшим сроком хранения подлежат передаче на уничтожение на общих основаниях, после чего уничтожаются физически или уничтожаются программно-аппаратными средствами с соответствующей отметкой в ​​акте о передаче электронных документов на уничтожение.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их невозможно восстановить в компьютерной системе на носителях и из резервных копий.

Постановление Росархова от 22.05.2019 N 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»

7.21. Электронные документы с истекшим сроком хранения уничтожаются программно и аппаратно с соответствующей отметкой в ​​акте о передаче электронных документов на уничтожение.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их невозможно восстановить в компьютерной системе на носителях и из резервных копий.

7.22. Акты о выделении на уничтожение документов, не подлежащих консервации, постоянно хранятся в деле фонда.

Постановление Росархива от 23.12.2009 N 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

Проверка ценности электронных документов проводится в общем порядке, установленном для бумажных документов. По истечении установленного срока хранения электронных файлов (электронных документов) на основании акта об их передаче на уничтожение, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти, эти электронные файлы (электронные документы) подлежат уничтожению.

Порядок уничтожения документов и их копий (как бумажных, так и электронных), содержащих персональные данные, должен быть отражен в локальных актах оператора персональных данных (ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»).

Образец и содержание акта

Лишь один образец акта об уничтожении документа не был принят на законодательном уровне. Организация может разработать форму самостоятельно, скачать стандартный шаблон из Интернета. Для бюджетных учреждений образцы актов могут быть утверждены ведомственными постановлениями.

В содержании акта должны быть указаны следующие данные:

1. дата и номер (если в организации ведется нумерация актов);
2. состав комиссии с указанием имени, фамилии, должности;
3. причины процедуры (например, реквизиты заказа одежды);
4. сроки уничтожения (например, если процедура занимает несколько дней);
5. реестр документации, уничтоженной в присутствии комиссии (указать вид документа, количество страниц);
6. способ уничтожения, реквизиты договора со сторонней организацией (если задействована);
7. подписи всех членов комиссии.

На акте ставится знак утверждения руководителем. При необходимости на фирменный бланк ставится печать компании. По результатам разрушения определяется лицо, которое будет хранить акты.

Кто занимается утилизацией документа

Для утилизации карты назначается специальная комиссия, которая должна состоять из двух и более человек. Как правило, это сотрудники из разных структурных подразделений. Хотя принципиальной разницы в том, кто именно будет делать эту процедуру, нет.

желательно, чтобы в комиссию входил сотрудник отдела, которому принадлежат уничтоженные документы. Каждый член этой группы должен поставить свой автограф в документе.

Вы должны знать, что эта комиссия несет полную ответственность за надлежащее уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно осторожным.

• Во-первых, необходимо предотвратить возможность утечки информации.
• Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами удаляются те, срок действия которых еще не истек. Следует приложить все усилия, чтобы избежать этой ситуации.

Не забывайте, что большинство первичных документов нужно хранить в компании пять лет. В случае уничтожения такой документации к организации применяются штрафные санкции.

Такие ситуации считаются незаконным уничтожением важных документов, что вызывает подозрение в мошенничестве. Стоит помнить, что за это члены комиссии могут понести не только административные наказания. За такие действия также может грозить уголовная ответственность.