Образец приказа об использовании ЭЦП в организации в 2022 году

Когда и зачем оформляют

Электронная подпись — это цифровой аналог собственноручной подписи. Используется в электронном документообороте. Заказчики и поставщики подписывают электронные документы о государственных закупках в ЕИС. Бюджетные, автономные и государственные учреждения подписывают абсолютно все действия и сопутствующие реестры в таких информационных системах, как:

• ППО СУФД;
• электронный баланс;
• официальный сайт GMU.

ЭЦП выдается в территориальных управлениях Федерального казначейства (ТОФК) и в аккредитованных удостоверяющих центрах (часто расположенных в офисах казначейства). Чтобы проверить, требуется ли заказ ЭЦП вашей организации, перейдите на официальный сайт Федерального казначейства и ознакомьтесь со списком документов для получения сертификата ключа электронной подписи. Приказ руководителя о приобретении права на ЭП необходим всем поступающим.

Форма акта приема-передачи печати и штампа

Строго определенной и унифицированной формы, в которой создается этот документ, не существует, но желательно использовать образцы, чтобы он содержал всю необходимую информацию. Каждая компания имеет возможность самостоятельно разработать оптимальный аспект действия.

Независимо от формы документа, он должен иметь оптимальную структуру:

• в начале и в центре указывается название документации;
• дается суть акта;
• фиксируется факт принятия и передачи печати, и в этом случае записываются название компании, основа процесса, а также имя и должность лиц, участвующих в процедуре;
• затем указываются причины составления акта и ссылка на соответствующее положение, которое может быть заменено положением;
• ниже указан оттиск переданной печати и указан срок, на который она передана другому лицу;
• по окончании документ заверяется подписями сторон и с обязательной расшифровкой.

Используя эту структуру, не будет ситуаций, в которых документ может быть оспорен.

Правила и этапы составления документа

При оформлении акта выполняются следующие действия:

• указывается название компании, на которую выписана печать. Здесь вы узнаете, может ли IP работать без печати;
• указывается должность и ФИО сотрудника, который сохраняет ценность и передает ее другому лицу;
• он отражает, почему он раздается;
• указывается дата передачи печати;
• ставится его отпечаток;
• внизу — оба сотрудника, участвующие в передаче.

Важно! После подписания акта вся ответственность за печать или штамп переходит к другому лицу.
Форма акта приема-передачи печати и штампа.

Как это оформляют

Возможность использования электронной подписи оформляется определенным заказом. Любые изменения в основной деятельности учреждения отражаются в приказах руководства. Передача права подписи электронных документов не исключение. Чтобы не нарушать конфиденциальность документации, начальник обязан закрепить права электронной подписи в официальном постановлении. Электронная подпись позволяет определить ответственного сотрудника, подписавшего реестры, и в случае нарушения привлечь его к ответственности (п. 1 ст. 2 63-ФЗ от 06.04.2011).

Кто готовит

Порядок предоставления права на ЭП издают те предприятия, которые используют электронный документооборот. Составлен по поручению руководителя организации. Документ готовится ответственным сотрудником (секретарем) и представляется руководителю на подпись.

И заказчики, и поставщик готовятся к государственным закупкам. Электронная подпись необходима для всех участников государственных закупок, работающих по нормам 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Что пишется в распоряжении

Нет единой формы и единых требований к оформлению. Примите необходимые меры для вашей организации. Убедитесь, что вы включили следующую информацию:

1. Кто имеет право подписывать. Укажите полное имя и должность этих сотрудников. Запишите разумные силы.
2. Кто отвечает за техническую поддержку работы информационных систем и связанных с ними электронных подписей.
3. Во исполнение каких законодательных актов был составлен постановление руководителя. См. 63-ФЗ от 06.04.2011. Если вы готовите заказ на госзаказ, положите за основу 44-ФЗ.

У каждого заказа есть реквизиты (номер, дата и место выдачи) и название. Документ всегда имеет заголовок «О предоставлении сотрудникам права подписывать документы с использованием электронной подписи», и руководитель от своего имени приказывает предоставить сотрудникам это право. Назначьте как минимум двух сотрудников с электронной подписью, особенно если они заменят основного сотрудника во время его или ее отсутствия.

Образцы

Составьте локальный заказ по образцу заказа на использование электронной цифровой подписи в организации (подходит для любой информационной системы).

П Р И К А З

___________________ Нет. _______________

Информация о предоставлении сотрудникам «Название организации» права подписывать документы с использованием квалифицированного сертификата электронной подписи

Для обеспечения работы в информационной системе «Название информационной системы» приказываю:

1. Предоставить право подписывать документы с использованием квалифицированного сертификата электронной подписи следующим сотрудникам «Название организации»:

п / пнИмя и фамилияПозиция

1. Возложить на ______________ ответственность за техническую поддержку работы с компонентами информационной системы «Название информационной системы», установку автоматизированных рабочих мест пользователей «Название организации», с которых осуществляется доступ к компонентам «Название информационной системы» информационная система », выполняется установка и настройка специализированных средств защиты криптографической информации для пользователей и средств электронной подписи, а также выполнение требований по обеспечению безопасности информации при доступе к компонентам« Имя информационной системы».
2. Контроль за исполнением данного поручения возложить на ____________.

Глава I Фамилия

А это образец заказа на ЭЦП в Казначействе, который используется как клиентами, так и поставщиками.

Как и где хранить

Документ относится к приказам по основным направлениям деятельности учреждения. Подписанный руководителем приказ о хранении и использовании ЭЦП заносится в книгу заказов, подшивается в папку с другими распорядительными документами и хранится в них бессрочно (п. 19 приказа Росархива № 236 от 20/12 г.). / 20 2019).

Сколько действует

Документ, разрешающий электронную подпись, действителен ровно столько же, сколько и сертификат ключа ЭП. По истечении срока действия ключа организация представляет документы на выдачу нового сертификата и готовит очередное поручение.