Образец акта об отказе дать письменное объяснение в 2022 году

Зачем нужен акт

За нарушение трудового законодательства, совершение работником дисциплинарного проступка работодатель вправе применить к работнику дисциплинарное взыскание.

Согласно п.1 ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан запросить у работника письменное объяснение его действий (бездействия). При отказе работника от дачи объяснений закон обязывает работодателя составить акт об отказе работника от дачи объяснений с указанием даты составления.

Правило применяется к любому дисциплинарному проступку:

• нарушение мер безопасности;
• прогулы;
• нарушение рабочего времени;
• кража на рабочем месте;
• несвоевременная сдача отчета и др.

Если при проверке организации Государственной инспекцией труда или при обжаловании дисциплинарного взыскания в суде выясняется, что работодатель применил к работнику дисциплинарное взыскание при отсутствии письменных объяснений или доказательств, подтверждающих отказ в принятии решения сотрудник должен написать пояснительную записку, компания будет привлечена к административной ответственности и взыскание придется отменить.

ВАЖНО Разъяснения требуются не только при нарушении трудового законодательства, но и при административных правонарушениях, преступлениях. Например, если работник отказывается предоставить письменные объяснения о взяточничестве, работодатель должен зафиксировать непредставление письменных объяснений.

Когда работодатель его составляет

Статьей 193 ТК РФ установлен срок предоставления пояснительной записки — 2 рабочих дня. Если по прошествии указанного времени работник отказался писать пояснительное письмо, работодатель оформляет подтверждающий документ.

Это касается личного дела или постановления о применении дисциплинарного взыскания.

Как фиксируют нарушение?

Одним из основных моментов в устранении нарушения является этап документирования. Недостаточно просто раскрыть факт нарушения, это должно быть отражено в документе. Эти документы могут быть:

• Меморандум непосредственного руководителя работника.
• Меморандум руководителя отдела кадров.
• Акт нарушения трудовой дисциплины (например, прогулы).

Узнайте, как правильно оформить факт дисциплинарного проступка в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе K +, получите бесплатный пробный демо-доступ.

Эти документы приобретают особое значение при наличии постоянного или повторяющегося нарушения, когда каждое нарушение необходимо фиксировать. Это может быть актуально для вопросов:

• снятие обращения взыскания;
• принять решение об увольнении сотрудника.

Информацию о том, какой документ оформлен для снятия наказания, смотрите в статье «Порядок отмены дисциплинарного взыскания — образец».

Форма и содержание акта

Закон не предусматривает единого образца акта об отказе от дачи письменного объяснения по факту нарушения дисциплины, он составляется по бесплатному образцу.

Обычно он состоит из комиссии, состоящей из двух или более сотрудников.

ВАЖНО Если в вашей организации есть единая модель, разработайте документ на основе образца.

Документ включает информацию:

• дата, время и место составления;
• ИМЯ, ФАМИЛИЯ и должности членов комиссии и работника;
• описание совершенного нарушения с указанием даты;
• наименование документа, на основании которого запрошены письменные объяснения;
• дата и причины отсутствия разъяснения сотрудником.

Документ подписывают присутствующие, копия отправляется сотруднику по запросу.

Структура документа

Для того, чтобы акт имел юридическую силу, он содержит следующие данные:

1. 1. Название компании, в которой произошло дисциплинарное нарушение.
   2. Название документа: действовать в случае отсутствия письменной мотивации сотрудника.
   3. Номер акта.
   4. Место нахождения компании (город, поселок, село и т.д.).
   5. Дата составления и подписания акта.

1. 1. ФИО и должности всех членов комиссии.
   2. Суть правонарушения, имя и должность виновного сотрудника.
   3. Указание на то, что правонарушитель не принес пояснительную записку в течение 2 дней со дня совершения правонарушения или просто отказался ее предоставить. Если была указана причина отказа, ее необходимо зафиксировать.

1. Подписи всех членов комиссии и виновного сотрудника.

Когда менеджер получит документ, он должен будет принять решение, по какому варианту наложить штраф.

Образцы

Типовая модель:

Полный пример заявления об отказе от ответственности:

Кто составляет и подписывает бумагу

Документ формируется одним из членов специально созданной комиссии. В нем должно быть не менее 3 сотрудников компании. Как правило, это руководитель отдела кадров, начальники отделов, бухгалтеры и администратор. Если на предприятии создается профсоюз, его член также входит в состав комиссии. По возможности, в состав должен быть включен и начальник правонарушителя, так как обычно именно он фиксирует факт дисциплинарного проступка официальной записью.

Срок предоставления объяснений

В зависимости от обстоятельств той или иной ситуации от сотрудника могут потребовать предоставить отдельную строку в официальном протоколе неправомерного поведения (например, при появлении в нетрезвом виде на работе) или составить отдельный документ — уведомление о необходимости дать объяснения. Второй способ применяется в случаях, когда сотрудник отсутствовал при составлении акта или отказался присутствовать при его составлении.

С момента уведомления работника о необходимости представления объяснений начинает течь установленный законом срок их представления. Это 2 рабочих дня. Если прошло два дня, а объяснения нет, работодатель регистрирует это в акте.

Особенности составления

1. Законодательной формы акта нет. Компания вправе разработать собственную форму, используя стандартную структуру таких документов. Особенно удобно иметь такой с большим штатом и тогда, когда велика вероятность нарушений.
2. Акт может быть написан от руки на бланке или заполнен на компьютере, распечатан и затем поставлен так называемыми «живыми» подписями.
3. Для письма и печати вам понадобится белая бумага формата А4.

Для чего фиксировать отказ

Документ составляется, когда работодатель просит работника дать письменные объяснения по какому-либо вопросу, но получает отказ. Заставить сотрудника дать пояснительную записку невозможно, но факт отказа необходимо зафиксировать. Затем этот документ можно использовать для подтверждения дисциплинарных мер в отношении правонарушителя.

Суровость наказания со стороны руководства напрямую зависит от тяжести допущенных сотрудником нарушений.

Как составить акт о непредоставлении письменного объяснения работником в 2021 году

Если при заполнении шаблон не используется, документ оформляется на чистом листе формата А4. Хотя гораздо удобнее использовать существующую форму, которую можно скачать на этой странице. При составлении акта необходимо придерживаться стандартных правил оформления таких документов. Таким образом, должна быть «голова», основание и торцевая часть. После компиляции рекомендуется внимательно проверить свой документ на наличие ошибок. Они могут существенно исказить информацию. Следовательно, вам необходимо скомпилировать новый документ или использовать правила для внесения изменений. Для этого неверную информацию необходимо зачеркнуть полосой. Рядом указаны правильные данные, сделана пометка «Верю правильно». Такие изменения должны быть удостоверены членами комиссии.