Форма ОС-4

Что такое основные средства

Основные средства включают в себя любое имущество предприятия, которое используется для осуществления его деятельности: это могут быть материалы, машины, устройства, оборудование и так далее, другими словами, все, что задействовано в рабочем процессе.

Следует отметить, что любые товарно-материальные ценности, приобретенные организацией для работы, должны находиться на ее балансе. После того, как материалы, оборудование или техника станут непригодными для использования, их необходимо выбросить.

Причины для списания

Как правило, причинами аннулирования являются физический износ, моральный износ, непоправимый отказ, производственные дефекты и так далее, то есть, по сути, необратимые имущественные дефекты, препятствующие его использованию.

Порядок проведения процедуры

Для списания основных средств с бухгалтерского учета необходимо прежде всего установить их непригодность для дальнейшего использования. Для этого в компании создается специальная комиссия, основной задачей которой является удостоверение факта дефекта, износа и т.д.

В комиссию должно входить не менее трех человек, в том числе материально ответственное лицо.

Чаще всего в комиссию входят только штатные сотрудники предприятия, но в некоторых случаях это могут быть и сторонние специалисты, обладающие необходимыми знаниями и навыками для установления непоправимой поломки, например, сложного оборудования.

После признания имущества окончательно дефектным комиссия составляет специальный акт, на основании которого организация выписывает приказ о списании основных средств. Этот приказ, в свою очередь, служит основанием для составления акта расторжения.

Кто пишет акт

Формирование акта вывоза осуществляется той комиссией, которая признала товарный склад непригодным для использования. После заполнения формы акт должен быть доставлен руководителю предприятия, без подписи которого документ не приобретет юридической силы.

Что делать с дефектным актом

отразить в бухгалтерском учете списание основного средства, пришедшего в негодность из-за появления дефектов, невозможно, только на основании дефектного акта — он не содержит стоимостных показателей. Однако при отсутствии этого документа налоговые инспекторы могут признать списание актива необоснованным. Поэтому следующим этапом после составления дефектного акта будет составление акта об аннулировании объекта основных средств.

Дефект не обязательно приводит к отмене работы операционной системы. Возможно, потребуется ремонт оборудования.

Акт о браке составляет комиссия после осмотра объекта основных средств. В нем отражены выявленные недостатки и дается заключение комиссии о дальнейшем списании имущества или отправке в ремонт. Акт утверждается начальником. Кроме того, на его основании составляется акт о списании основного средства.

Как правильно составить акт

Сегодня акт списания основных средств можно написать в любой форме, однако большинство сотрудников предприятий по старинке предпочитают использовать в своей работе общепринятые ранее обязательные формы. Их преимущество очевидно — нет необходимости путать структуру и содержание документа, так как в нем указаны все необходимые позиции. К таким унифицированным модулям относится и модуль ОС-4. Это действие может быть выполнено как при удалении объекта, так и сразу нескольких.

Образец заполнения формы ОС-4

1. В начале документа на лицевой стороне указываются:
   • название компании,
   • ваш ИНН,
   • Контрольно-пропускной пункт,
   • структурное подразделение, к которому относится амортизируемый актив.
2. Далее пишется основание для отмены: здесь нужно ввести ссылку на подтверждающий документ (обычно это приказ начальника) и материально ответственного лица (здесь пишется только ФИО сотрудника).
3. В правой части формы вводятся:
   • код ОКПО компании (указан в учредительных документах),
   • дата списания основного средства с бухгалтерского учета,
   • номер и дата выдачи документа, послужившего основанием для аннулирования,
   • численность материально ответственного работника.
4. Ниже указан номер документа, дата его составления, причина аннулирования.
5. Справа место для утверждения акта директором предприятия.

Следующая часть оформлена в виде таблицы и непосредственно касается объекта девальвации:

• название актива вводится в первый столбец,
• во втором или третьем — инвентарный и серийный номера соответственно,
• с четвертого по пятую дату выпуска продукции и дату принятия ее на баланс организации.
• шестая колонка включает эффективный срок полезного использования (то есть время, в течение которого недвижимость активно использовалась в работе),
• в седьмом — стоимость объекта на момент принятия его к бухгалтерскому учету,
• в восьмом — сумма начисленной амортизации,
• в девятом — остаточная стоимость (значение в последнем абзаце — разница между показателями двух предыдущих столбцов).

Проводки в бухучете

Как списать актив в бухучете? Какие аккаунты задействованы в этом деле? На каком этапе процедуры отмены можно произвести регистрацию?

Бухгалтерские проводки всегда являются заключительными (окончательными) действиями в процедуре удаления объекта. Они производятся только после формирования полного пакета документов. Акт о списании объекта (или группы объектов), утвержденный и утвержденный руководителями, будет основанием для списания основных средств.

Аннулирование актива, который пришел в негодность (недооценка):

Операции по списанию основных средств с нулевой остаточной стоимостью (полностью амортизированы):

Служебная записка

Записка — это внутренний документ, с помощью которого подчиненные доводят до руководства необходимую информацию.

В разных компаниях заметка оформлена по-разному. Может быть предоставлена ​​специальная форма (шаблон) или сотрудники могут оформить ее по своему усмотрению.

Принципы написания памятки:

• необходимо сделать пометку от имени руководителя (или согласно принятой в компании иерархии);
• информация должна быть представлена ​​без излишней детализации, но с отражением необходимых фактов;
• заполнить записку необходимо с указанием должности, имени, фамилии, личной подписи и даты написания.

Записка доставляется в соответствии с методами, принятыми в компании для этих действий (доставляется лично менеджеру, отправляется по электронной почте, отправляется через секретаря с записью полученной корреспонденции в газете и т.д.).

Соблюдение этих принципов придаст заметке статус официального документа и избавит ее автора от необходимости давать дополнительные пояснения к информации, содержащейся в заметке.

Образец примечания:

Основная цель памятки — оперативно проинформировать руководство о существующей проблеме и затем начать процесс списания основных средств с баланса.

Создание и работа комиссии (приказ, дефектный акт, заключение комиссии)

Для формирования комиссии руководитель издает приказ, в котором определяет ее состав и порядок работы:

По результатам расследования основных средств, подлежащих погашению, комиссия составляет акт с недостатками, в котором указываются причины банкротства активов. Также делаются выводы о несоответствии активов и необходимости их удаления из реестра. Этот документ станет основанием для выдачи акта списания основных средств.

В зависимости от принятой в компании системы списания активов комиссия может оформить результаты своей работы в виде отдельного документа (например, протокола). И на согласование начальнику передать заключение комиссии о необходимости списания основных средств.

Все выводы должны быть объективными и обоснованными. Например, технико-экономическое обоснование списания основных средств, разработанное специалистами компании или сторонними экспертами, поможет подтвердить несоответствие ремонтных мощностей, а оценка технически грамотно укажет на причины несоответствия активов для дальнейших операций.

Пример заключения комиссии:

Все члены комиссии ставят свои подписи под заключением, и оно входит в комплект документов для исключения объектов из реестра.

Образец заполнения оборотной стороны формы ОС-4

На оборотной стороне документа также есть две таблицы. Первый содержит отдельные параметры, входящие в характеристики объекта, в том числе информацию о содержании драгоценных металлов.

Кроме того, под таблицей есть несколько строк, в которых комиссия, участвующая в списании основных средств, дает свое заключение (в данном случае о списании).

При необходимости указать перечень дополнительных документов, которые прилагаются к настоящему акту.

Затем комиссия ставит свои подписи перед должностями, указанными их полными именами.

Последняя таблица включает информацию о:

• затраты на списание основных средств,
• оставшиеся предметы инвентаря, подходящие для дальнейшего использования,
• средства, полученные от продажи аннулированной недвижимости.

В заключение акт заверяется подписью главного бухгалтера организации.

Частичное списание основных средств

Частичное списание основных средств возможно, если удаление или демонтаж ненужного элемента конкретного объекта не влияет на его дальнейшее функциональное использование (например, демонтаж крытой веранды или ненужного крыльца, пристроенного к основному корпусу комплекса) строительство).

То, что удаляется не весь объект, а только его часть, никак не влияет на процедуру удаления объекта — также необходимо создать комиссию и оформить все сопутствующие документы.

Как правильно оформить акт о списании основных средств по форме ОС-4

Акт можно оформить вручную или на компьютере.

Есть только одно важное условие — в нем должны быть оригиналы подписей руководителя предприятия, а также членов аннулирующей комиссии.

Заверять форму печатью строго не обязательно: с 2016 года юридические лица освобождены по закону от обязанности использовать в своей работе различные штампы и штампы.

Акт составляется не менее чем в двух экземплярах:

• одна из которых передается в бухгалтерию предприятия, чтобы в дальнейшем на ее основании бухгалтер мог отразить списание имущества, указанного в акте,
• второй остается у ответственного лица, которое затем доставляет его на склад, чтобы утилизировать или продать.

При необходимости могут быть созданы дополнительные копии акта.

Кто осматривает оборудование?

Для проведения более детальной проверки актива (обычно это касается оборудования) создается комиссия.

В его состав входят сотрудники компании, которые работают в разных отделах.

Как правило, это менеджеры среднего звена — ведущие инженеры, технологи или заместители директора.

Дополнительно в команду могут входить юристы или бухгалтеры.

Специалисты разного профиля могут описать оборудование с разных сторон.

Комиссия назначается руководителем компании приказом.

Кроме того, в нем обязательно указано главное лицо — президент.

Все участники должны присутствовать на проверке и подписать соответствующий акт.

Как составить акт осмотра оборудования

Если вам нужно составить акт осмотра оборудования и вы не знаете, как к нему подойти, ознакомьтесь с нашими рекомендациями и просмотрите образец документа.

Для начала «шапка» оформляется в акте, где подходит:

• название компании;
• название документа;
• место приготовления и дата.

Затем идет основная часть — сюда нужно включить:

• состав ревизионной комиссии. Каждый человек должен быть записан с указанием его должности, фамилии, имени, отчества. Среди членов комиссии следует выделить председателя: именно он несет львиную долю ответственности за процесс и результаты проверки оборудования;
• наименование оборудования, модель, номер, артикул, наименование производителя, инвентарный номер и другие идентификационные характеристики, а также адрес, по которому оно установлено;
• действия, которые были выполнены при проведении осмотра (внешний визуальный осмотр, монтаж, демонтаж, запуск, замеры и т д.);
• результаты экзамена (чем подробнее, тем лучше);
• результат работы комиссии — здесь он позволяет высказать как обобщенное мнение экспертной группы, так и индивидуальные выводы каждого члена комиссии.

Если к акту прилагаются дополнительные документы, фото- или видеодоказательства, это также необходимо указать в тексте акта отдельным абзацем. При необходимости форму можно дополнить другой информацией (действовать по ситуации).