Пример акта технического состояния оборудования
Формулируя текст акта, имейте в виду, что он должен соответствовать определенным правилам деловой документации.
В начале действия стоит так называемая «шапка» — она здесь умещается:
- наименование организации, проверяющей оборудование;
- наименование документа;
- дата и место (место) его составления;
- состав комиссии, т.е записываются должности, фамилии, имена, фамилии представителей компании, участвующих в данной процедуре.
Далее следует основная часть, которая укладывается в:
- идентификационные параметры оборудования (марка, модель, серия, год выпуска, производитель и инвентарный номер, адрес места установки и др.);
- меры, принимаемые для проверки технического состояния оборудования;
- информация о неисправностях, дефектах, выявленных неисправностях, а также о возможности, сроках и вариантах их ремонта;
- тестовая информация (если есть).
При необходимости данная часть анкеты может быть расширена (в зависимости от потребностей членов комиссии и индивидуальных особенностей объекта). В акте должны быть приложены все дополнительные документы (например, технический паспорт).
В заключение члены комиссии делают заключение о техническом состоянии оборудования и подписывают акт.
Правила составления акта технического состояния оборудования
Этот документ обязательно должен содержать информацию обо всех проведенных проверках и измерениях. Кроме того, во время осмотра отмечается подробный статус устройства. Если недостатки выявлены, их необходимо тщательно описать. В этом случае комиссия должна решить, почему они могут возникнуть. Кроме того, специалисты указывают наиболее оптимальные способы устранения неполадок.
Обычно документ оформляется в произвольной форме. Члены комиссии сами определяют, какую информацию сюда вводить. Однако есть моменты, которые являются обязательными для этого документа:
- Дата проверки и место ее проведения;
- Информация о членах группы проверки;
- Информация о сторонних специалистах, таких как независимый эксперт;
- Информация об устройстве, типе, модели, количестве и других характеристиках;
- Место нахождения оборудования на момент проверки;
- Причины назначения данного контроля;
- Данные технической документации;
- Узнать больше о работе оборудования;
- Какие устройства и материалы использовались во время экзамена;
- Результаты работы и мнения членов комиссии;
- Рекомендации по дальнейшему использованию или устранению недостатков;
- Список документов, которые можно приложить к акту;
- Информация о количестве сделанных копий;
- Подписи членов инспекционной группы.
В случае необходимости комитет может самостоятельно назначить штатного сотрудника, который будет отвечать за решение проблем. При этом может быть указано рекомендованное время для ремонтных работ. Если работа по восстановлению работы оборудования достаточно сложная, не исключено, что специалисты рекомендуют привлечь специалиста с узким профилем.
Вам необходимо знать, если документ составлен с серьезными нарушениями, он может быть признан недействительным. Следовательно, комиссия, составляющая акт, признается несостоятельной. Не исключено, что в этом случае членам комиссии грозит наказание. Это связано с тем, что известно много случаев, когда отмывание денег осуществлялось с использованием неточной информации, указанной в документе.
В акте должна быть указана следующая информация
- место осмотра, дата;
- информация об экспертах экспертной комиссии;
- информация о присутствующих (например, собственник, независимый эксперт);
- наименование исследуемого оборудования, модель, тип, регистрационный номер и т д;
- где на данный момент находится оборудование;
- почему запланирована проверка оборудования;
- сведения о технической документации и прочая информация о работе оборудования;
- информация о проверках (условия, время, материалы и оборудование);
- мнение участников проверки;
- результат работы комиссии;
- назначения для устранения недостатков и использования объекта;
- список прилагаемых документов;
- уведомление о количестве копий и их получателях;
- подписи участников.
Создание комиссии
Чтобы следить за техническим состоянием оборудования, необходимо собрать специальную комиссию из грамотных специалистов. Обычно в него входят штатные сотрудники организации: техники, инженеры, монтажники, электрики и так далее (в зависимости от типа проверяемого оборудования).
В некоторых случаях приглашаются и сторонние специалисты, особенно если этого требуют спецификации проверяемого объекта.
Комиссия назначается отдельным приказом директора предприятия.
Общие моменты и особенности составления акта
Если вам поручено осмотреть оборудование и составить акт о его техническом состоянии, то ознакомьтесь с приведенными ниже рекомендациями и ознакомьтесь с образцом документа.
Прежде чем перейти к описанию этого конкретного акта, приведем некоторую общую информацию, характерную для всех этих документов. На сегодняшний день отменены типовые формы первичных документов, поэтому представители компании могут писать их в произвольной форме — это касается и акта о техническом состоянии оборудования. В то же время, если у вас есть утвержденный шаблон такого документа в вашей организации, лучше всего следовать ему — это сэкономит время и избавит от необходимости путать его состав и текст.
Акт может быть составлен на фирменном бланке компании или на белом листе любого подходящего формата (обычно А4), от руки или на компьютере. При вводе информации следует стараться избегать неточностей, подтеков и исправлений — в будущем они могут сыграть отрицательную роль в установлении законности документа.
Еще одно важное требование, которое необходимо обязательно учитывать, — это заверить бланк с автографами всех членов комиссии, присутствовавших при освидетельствовании технического состояния оборудования.
Штамп на фирменном бланке следует ставить только в том случае, если пункт о его использовании для этого типа бумаги закреплен в учетной политике организации.
Акт составляется в нескольких экземплярах, по одному на каждого члена комиссии. Информация об акте должна быть внесена в специальный реестр.
После составления акт необходимо вложить в отдельную папку вместе с другими аналогичными документами, а по истечении срока хранения — утилизировать в установленном законодательством алгоритме.
Кто обязан его составить
К оформлению документа привлекаются несколько менеджеров, которые непосредственно проверяют оборудование. Конечно, необходимо заранее назначить команду специалистов. Что касается подготовки самого документа, то это может сделать другой сотрудник, например, секретарь. Руководитель компании должен принять документ, соответственно поставить на нем свою подпись.
Создание комиссии
В компаниях часто используются довольно сложные устройства. А правильно определить их состояние — непростая задача, решить которую под силу только специалистам. Для этого руководитель компании издает приказ, на основании которого создается комиссия. Обычно в него входят инженеры, техники, электрики, установщики и другие специалисты с необходимой квалификацией. Принято формировать пробную группу из штатных сотрудников. Однако для более тщательного изучения сюда могут быть привлечены сторонние эксперты. Все зависит от специфики проверяемого оборудования.
Основная обязанность членов комиссии — объективная оценка проверяемого оборудования. После проверки специалисты делают общий вывод. Следует помнить, что акт не будет иметь ценности, если его не подпишет хотя бы один член комиссии.
Есть специальные организации, которые имеют право проводить такие экспертизы. К ним обычно обращаются руководители компаний, в штате которых нет соответствующих квалифицированных специалистов. Услугами этих компаний пользуются редко, но у менеджеров есть такая возможность.
Методы работы комиссии
В зависимости от сложности оборудования руководитель назначает состав инспекционной группы. Часто в него должны входить высококвалифицированные специалисты, знакомые с принципами работы этого оборудования. Это связано с тем, что часто при осмотре необходимо произвести разборку узлов и агрегатов, изучить техническую и конструкторскую документацию, провести испытания.
Довольно часто для получения определенной информации о состоянии устройства используются специальные устройства. Если техника нуждается в дорогостоящем ремонте, специалисты могут заранее определить примерный объем реставрационных работ. Разумеется, все эти данные должны присутствовать в документе. В общем, здесь фиксируются все предпринятые действия. Если оборудование разбирается на отдельные блоки, вводится информация о каждой из них.
Присутствие всех членов комиссии при проверке обязательно. Неполный или заочный осмотр не допускается. После составления заключения каждый член тестовой группы должен поставить автограф в протоколе. На каждую из них выдается отдельный экземпляр. Следовательно, акт может иметь неограниченное количество копий. Вся информация об этом документе заносится в журнал корпоративной бухгалтерской книги.
Методы работы комиссии
Члены комиссии должны обладать определенной квалификацией, зачастую довольно высокой. Это связано с тем, что в процессе изучения технического состояния оборудования они должны ознакомиться с конструкторской и технической документацией, разобрать и собрать устройства, провести испытания, проанализировать объем выполняемых работ (например , если оборудование нуждается в дальнейшем серьезном ремонте). Вся эта информация включена в акт.