Акт приема-передачи трудовых книжек

Форма акта передачи трудовых книжек

Для подготовки этого документа не требуется единой формы. В связи с этим организации вправе оформить его в свободном стиле. Однако каждый раз написать новый акт довольно проблематично. Многие компании разрабатывают единую модель для этих целей. Утверждено руководством. Поэтому, если возникнет необходимость составления данного акта, достаточно внести необходимые данные в имеющуюся форму.

Независимо от того, какой вариант вы выберете, здесь должна быть важная информация. Вам нужно будет предоставить полную информацию об организации. Перечислены все сотрудники, занимающиеся рабочими тетрадями, члены комиссии. Они несут ответственность за передачу и выполнение этой процедуры. Данные в книге обязательны. В акте необходимо указать дополнительные вставки, если они подключены к работе.

Размер документа зависит от количества введенной информации. В большинстве случаев вся информация размещается на одном листе. Хотя допустимо оформить документ, в котором будет большее количество листов. В такой ситуации их зашивают прочной нитью. Организация ставит пломбу возле крепежа. Также здесь вводится номер, соответствующий количеству листов в этом документе. Кроме того, прописывается дата составления, ставятся подписи членов комиссии.

Особое внимание стоит уделить правильности начинки. Здесь не должно быть опечаток. Предоставление неверной или ложной информации может привести к серьезным штрафам для ответственных сотрудников. Конечно, по закону есть возможность исправления ошибок. Например, если это банальная опечатка, вы можете внести аккуратную поправку. Это исправление должно быть подписано с пометкой «считаю правильным». Но даже тогда здесь могут возникнуть вопросы и подозрения. Нужно понимать, что возникшие разногласия разрешатся в судебном порядке. И этот поступок нужно обязательно рассмотреть и проверить. Поэтому, если вы ошиблись, мы все же рекомендуем использовать новый модуль.

Когда составляется акт передачи трудовых книжек

Работа — важный документ для каждого сотрудника. На его основе рассчитываются пенсии, пособия и другие выплаты. Действия, выполняемые с этим документом, должны быть формализованы. Фактически, это прямая ответственность работодателя. Если возникнет сомнительная ситуация, именно он сообщит сотруднику, когда и где был предъявлен этот документ. Акт составляется в следующих случаях:

1. Новый сотрудник назначается на должность сотрудника, ведавшего бухгалтерскими книгами.
2. Организационные изменения в компании. Это также включает ситуации, когда одна организация поглощает другую.
3. Работа передается между разными подразделениями одной компании.

Можно сказать, что практически каждое движение в этом документе должно быть отражено в специальном акте. Единственным исключением являются ситуации, когда книги выдаются сотрудникам на определенный период времени.

Кто составляет акт приема-передачи трудовых книжек в 2020 году

Акт оформляют сотрудники, назначенные руководителем отдельным приказом. Эта аудиторская группа должна включать не менее трех человек. Кроме того, работники, которые принимают или переводят работу, не могут стать членами этой комиссии. После завершения перевода этот факт необходимо подтвердить. Делается это с помощью автографов, которые ставят участники группы. Затем акт передается директору компании, который должен его утвердить.

Создание комиссии

Если предприятие большое и документов для передачи много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создать специальную комиссию. В него могут входить сотрудники из разных отделов компании, состоящие как минимум из двух человек. Комиссия также назначается отдельным приказом главы компании.

Задача комиссии — проверить наличие всех трудовых книжек, убедиться, что все необходимые записи присутствуют и соответствуют действительности, а также засвидетельствовать факт перехода от одного человека к другому.

Как составлять документ

Единого обязательного единого образца акта приема-передачи трудовых книжек не существует. Компании могут выбрать один из способов:

• или каждый раз, когда вы пишете акт в любой форме (что не очень удобно),
• o разработать шаблон документа на основе вашего видения и потребностей, но в этом случае он должен быть утвержден в учетной политике организации.

Независимо от того, какой вариант выбрала компания, в акте обязательно должны быть указаны следующие данные:

• информация о компании,
• состав комиссии, участвующей в передаче документов,
• сведения о самих рабочих тетрадях, вкладышах в них и новых формах — лучше оформить в виде таблицы.

Форма Свидетельства о приемке может включать один или несколько листов, если имеется большое количество документов. Все листы необходимо закрепить жесткой проволокой, затем на последней внешней странице рядом с застежками поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и заверить эту информацию необходимыми подписями.

При оформлении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допустить ошибок и пятен, так как ввод неточной или даже ложной информации может привести к неприятным последствиям для ответственных сотрудников. Если ошибок избежать не удалось, они должны быть тщательно исправлены и отмечены как «верные». Не забывайте, что при необходимости документ может послужить доказательством для разрешения разногласий через суд.

Передача полномочий по ведению, хранению и учету трудовых книжек

В случае если работник, ответственный за ведение, хранение и учет трудовых книжек, больше не может выполнять свои трудовые обязанности в указанной части (большую часть времени — по причинам увольнения или перевода на другую должность), вместе со своими полномочиями, Это также передает хранящиеся в трудовых книжках организации сотрудников, а также пустые формы.

В соответствии с требованиями законодательства процедура передачи требует оформления документов, в первую очередь — составления специального приказа руководителя организации, а также акта приема-передачи:

1. В постановлении приводятся причины для назначения нового лица, ответственного за ведение, регистрацию и регистрацию рабочих тетрадей.
2. Акт сдачи-приемки составляется на основании заказа. В свою очередь, согласно акту книжки (включая вкладыши и бланки) передаются напрямую от одного уполномоченного лица к другому.

Процедура передачи должна сопровождаться аудитом — проверкой состояния самих документов, введенной в них информации, а также их подсчетом и сверкой с имеющимися данными.

При необходимости для проведения данной процедуры может быть создана специальная комиссия в составе не менее двух сотрудников учреждения. По окончании процедуры приема-передачи вся информация о нем фиксируется в реестре обращения трудовых книжек, который также передается в ведение нового руководителя.

Образец и правила составления акта приема-передачи трудовых книжек

В соответствии с трудовым законодательством в трудовой книжке указываются сведения о трудоустройстве и стаже работника. Пока действует трудовой договор, они должны быть у работодателя. Он не вправе делегировать эту обязанность постороннему в связи с прямым указанием этого в нормативных актах, в частности в пункте 45 Правил хранения и сохранности рабочих книг, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации. 16.04. 2003 г. 225 (далее — Положение). Более подробная информация об учете трудовых книжек представлена ​​в статье «Пример заполнения трудовых книжек — скачать».

Поскольку трудовые книжки являются ценными документами, лицо, уполномоченное работать с ними, назначается соответствующим приказом или приказом уполномоченного органа. Как правило, такой человек — кадровый работник. В случае смены руководителя, например, увольнения, он обязан передать вверенные ему трудовые книжки вновь назначенному сотруднику. В этом случае это нужно делать строго по акту приема-передачи.

Законодательство РФ не содержит разработанного образца акта приема-передачи трудовых книжек, поэтому такой документ оформляется работодателем в произвольной форме. Но, несмотря на произвольную форму, акт передачи трудовой книжки должен содержать следующую информацию:

• сведения об организации-работодателе, такие как имя, адрес должности и другие;
• дата и место составления акта;
• должности и имена лиц, подписавших документ;
• информация о книгах, которые необходимо передать (как правило, их удобнее просматривать в виде таблицы).

СЗВ-ТД

Постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. 730п) устанавливает следующие сроки подачи СЗВ-ТД в 2021 году:

• при приеме на работу или увольнении — в рабочий день после выдачи приказа;
• с другой кадровой деятельностью (например, переводом) или изменениями в способе ведения трудовой книжки (для тех, кто ранее оставил бумажную версию) — 15 числа следующего месяца.

Если количество сотрудников 25 и более, СЗВ-ТД необходимо подавать в электронном виде. Если ниже, вы можете отправить бумажную форму.

Напомним, с 1 января 2021 года введена административная ответственность за непредставление формы СЗВ-ТД в установленный срок и за представление информации в неполном или искаженном виде (п.8 ст. Постановление №. Закона № 90-ФЗ от 1 апреля 2020 г.). Размер штрафа для должностных лиц организации варьируется от 300 до 500 рублей. Данная санкция может применяться и к руководителю организации (статьи 2.4 и 15.33.2 КоАП).

С 1 января 2021 года не забывайте подавать СЗВ-ТД в рабочий день, следующий за выдачей приказа о приеме на работу или увольнении.

Как утвердить акт приема-передачи трудовых книжек (образец)

Законодательством не предусмотрены положения и правила оформления акта приема-передачи трудовых книжек. Работодатель может разработать и утвердить эти положения и правила посредством внутреннего нормативного акта. Например, Положения о работе в офисе или Положения об услугах для персонала.

Если компания большая и количество ее сотрудников превышает несколько сотен человек, может потребоваться специальная комиссия.

В этом случае Положение предусматривает:

• Порядок создания комиссии, участвующей в проверке и передаче кадровых документов, ее состав.
• Порядок работы комиссии: порядок сверки документов, форма акта приема-передачи рабочих книжек, образец его формы и заполнения.

Новые бланки трудовой книжки и вкладышей к ней

Работодатели начнут использовать новую трудовую книжку и вводить форму с 1 января 2023 года (Постановление Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 года № 1250). Установленные выше модельные книги сотрудников действительны, их нельзя менять. Старые формы можно использовать бесконечно. Например, у работодателя будет достаточный запас модулей до 2025 года, он имеет право использовать их до тех пор, пока они не закончатся.

В связи с этим возникает вопрос: зачем нужны новые формы? Ведь у тех, кто уже есть в штате, есть работа, а тем, для кого это первая работа, больше не нужно получать бумажный документ.

Новые формы и вкладыши потребуются, если:

• необходимо оформить дубликат трудовой книжки,
• у сотрудника заканчиваются страницы в разделе «Информация о вакансии», и он должен заполнить вставку,
• данные на титульном листе не соответствуют текущим, а это значит, что отдел кадров не может принять трудовую книжку и должен на основании письменного запроса сотрудника выдать новую с информацией о работе, которую сотрудник будет выступать в этой организации.

В этом случае не забудьте изменить правила работы с новыми модулями. Нововведения коснулись как титульного листа, так и информации о произведении.

Информация о призах пока находится в стадии формирования, только скорректировано количество спредов, закрепленных за разделом: теперь их всего семь.

Титульный лист

Общие правила заполнения остаются неизменными. На титульном листе также указываются фамилия, имя, отчество, число-месяц-год рождения, указываются сведения об образовании, специальностях и профессии, дата составления книги и подпись владельца книги. С 1 января 2023 года печать организации должны проставлять только лица, имеющие эту печать.

• Внимание: арт. 2 Федерального закона от 06.04.2015 г. 82-ФЗ принял правило, что ООО и ОАО теперь имеют право, но не обязаны иметь печать.

Кроме того, формулировка «разборчиво» будет удалена с титульного листа столбца «Подпись лица, ответственного за разборчивость трудовых книжек». Это требование вызвало много вопросов у кадровиков, потому что у каждого своя подпись: у кого-то полная фамилия, у кого-то две-три буквы.

Сведения о работе

В новой форме законодатели увеличили количество разворотов с описанием вакансий. Раньше их было 10, в новом модуле будет 14.

Главное существенное изменение коснулось 3-й графы: при регистрации увольнения сотрудника необходимо указывать номер, часть, абзац и даже подпункт статьи — причины постановки на учет. Это требование искусства. 84.1 ТК РФ.

График отпусков для новых сотрудников

В прошлом году график отпусков должен был быть утвержден до 17 декабря 2020 года (часть 1 статьи 123 ТК РФ). В программе отпусков необходимо было указать всех сотрудников, состоявших в трудовых отношениях с организацией в день ее утверждения, даже уволившихся до конца года (Письмо Минтруда России от 04.09.2020 г. № 14-2 / ​​B-395).

Работодатель не обязан вносить изменения в утвержденный график отпусков при приеме на работу новых сотрудников, так как этот порядок не установлен трудовым законодательством и отсутствие таких изменений не может быть основанием для привлечения к административной ответственности.

На практике эта проблема решается двумя способами:

• в действующий график отпусков изменений не вносится, и новый сотрудник, если он хочет уйти в отпуск, просто пишет заявление на отпуск и согласовывает его с начальником (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
• к действующей программе отпуска составляется приложение по единой форме № Т-7, включающий информацию о праздниках новых сотрудников. Заявка утверждается так же, как и программа.

Вы можете закрепить выбранный вами метод в местном правовом акте, но в этом нет необходимости, поскольку это право, а не обязанность работодателя.

новых сотрудников следует включать в график отпусков только в том случае, если это установлено локальным актом вашей организации.

Трудовое законодательство и трудовая книжка

Трудовой кодекс предусматривает обязанность работодателя:

• впервые оформить трудовую книжку сотруднику;
• вносить в трудовую книжку записи о трудовой деятельности работника, в том числе по совместительству, если рабочее время у этого работодателя превышает пять дней;
• заменить трудовую книжку в случае утери или необратимого повреждения;
• выдать работнику трудовую книжку в день увольнения.

В настоящее время рабочие тетради хранятся только в бумажной форме, но электронные рабочие тетради также появятся в обращении в 2020 году.

Форма трудовой книжки унифицирована и утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 г. 225. Этот же нормативный документ определяет порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек.

В соответствии с ним на предприятии или в организации приказом руководителя должно быть назначено лицо, ответственное за ведение реестра труда (как правило, сотрудник кадровой службы). Рабочие тетради подлежат строгому учету, поэтому при смене ответственного лица их передача должна быть оформлена документально.

Акт передачи трудовых книжек — образец бланк скачать

работодатель обязан обеспечить правильное хранение и учет трудовых книжек. Для этого назначается лицо, ответственное за сохранность трудовых книжек. В случае смены этого человека трудовые книжки, хранящиеся в организации, передаются в соответствии с актом приема-передачи.

Порядок учета

Трудовая книжка — основной документ, содержащий важнейшие сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (согласно части 1 статьи 66 ТК РФ и п.

2 Постановления Правительства № 225 от 2003 г.). Содержит информацию о работнике, выполненной работе, переходах на другую должность, увольнениях, обучении, наградах (согласно ч. 4 ст. 66 ТК РФ и п. 4 правил № 225 от 2003 г).

При приеме на работу работник передает трудовую книжку работодателю согласно ч. 1 ст. 65 ТК РФ. После этого работодатель несет ответственность за сохранность трудовой книжки.

Работодатель не имеет права делегировать такие обязанности по обеспечению бухгалтерского учета и отчетности другой организации или физическому лицу. На это указывает п.45 Правил хранения и хранения трудовых книжек No. 225 от 2003 г.

Лицо, ответственное за ведение и учет трудовых книжек, назначается приказом работодателя или распоряжением уполномоченного органа. Ответственным лицом обычно является сотрудник отдела кадров.

Если ранее назначенный руководитель сменился, вверенные ему трудовые книжки передаются на основании акта приема-передачи. Чаще всего это происходит при увольнении менеджера.

Другой вариант, когда требуется подготовка акта приема-передачи трудовой книжки, — это прием на работу сотрудника.

В этом случае он действует как передающая сторона, а работодатель как принимающая сторона. Но на практике такой акт обычно не оформляется.

Порядок передачи

Недопустимо просто переносить большой диапазон рабочих тетрадей. Для этого необходимы адекватные документальные свидетельства этой процедуры. Процесс передачи трудовых книжек предполагает прохождение следующих этапов:

1. От имени руководителя издается приказ, который назначает нового человека, отвечающего за ведение учета и хранение рабочих книг.
2. На основании приказа осуществляется передача трудовых книжек.
3. Информация о переводе должна быть оформлена в виде специальных актов приема-передачи.

Хорошо продуманная процедура позволяет избежать потери рабочих книг сотрудников и не повлечь за собой административную ответственность.

Переход на электронный учет

С 2021 года электронные торговые центры вошли в активное использование, но пока добровольно. Работодатели уведомляют сотрудников о возможности такого перехода. Тем, кто готов, раздаются бумажные рабочие тетради, а все последующие записи о деятельности гражданина ведутся в электронном формате. Важно помнить, что оформленные бумажные документы не теряют своей силы: они продолжают свидетельствовать о предыдущем опыте до внедрения электронного учета.

При выдаче ТК работнику работодатель оформляет документ.

Общество с Ограниченной Ответственностью «ПИОН» Акт о выдаче трудовой книжки 27 марта 2021 г санкт-Петербург В состав комиссии входят: Президент: Начальник отдела по работе с персоналом Общительного ОО Члены: Главный специалист Иванов И.И. Ведущий специалист Петров П.П законопроект составлен так, что 27 марта 2020 года старшему менеджеру по продажам, независимому Сергею Семеновичу была вручена рабочая тетрадь ТК-II No. 1234567. Мы подтверждаем содержание этого закона своими подписями Общительный ОО _____________________ Начальник отдела кадров Ф.И.О, должность, подпись Иванов И.И. _____________________ Главный специалист Ф.И.О, должность, подпись Петров П.П. _____________________ Ф.И.О ведущего специалиста, должность, подпись Я прочитал этот закон и получил трудовую книжку в Независимую СС.

После этого при необходимости сотрудники отдела кадров составляют акт об отсутствии трудовой книжки в отделе кадров — в этом протоколе будет зафиксировано, что ТК передан сотруднику.

Оформление дубликата

Теперь работник имеет право запросить дубликат трудовой книжки у текущего работодателя. Ранее его составляла организация, допустившая ошибку. Это правило сохранялось для записей передачи и увольнения. Но теперь сотрудник может прийти к вам и попросить дубликат, если предыдущего работодателя больше не существует.

Кто составляет акт приема-передачи трудовых книжек в 2021 году

Акт оформляют сотрудники, назначенные руководителем отдельным приказом. Эта аудиторская группа должна включать не менее трех человек. Кроме того, работники, которые принимают или переводят работу, не могут стать членами этой комиссии. После завершения перевода этот факт необходимо подтвердить. Делается это с помощью автографов, которые ставят участники группы. Затем акт передается директору компании, который должен его утвердить.

Процесс передачи трудовых книжек

Эти книги, хотя и считаются собственностью сотрудников, хранятся в организации. Здесь за это отвечает работник, который следит за перемещением и ориентацией. Поэтому передавать эти документы кому-либо категорически запрещено. Здесь нужен правильный дизайн. Условно этот процесс можно разделить на несколько этапов:

1. директор организации несет ответственность за назначение аудиторской группы, ответственной за этот процесс.
2. Кроме того, менеджер дает письменное разрешение на передачу книг из рук в руки. Здесь указан получатель. Именно он будет отвечать за эти документы в будущем.
3. Книги просматриваются, проверяются, пересчитываются. Эти действия выполняются с помощью различных аксессуаров и покрытий.
4. Вся информация о выполненных действиях отображается в акте.
5. При передаче работы должны присутствовать члены комиссии.
6. Акт подписывается инспекционной группой, что становится официальным подтверждением предпринятых действий.
7. Документ утверждается директором компании с его автографом.

Любая компания также ведет бухгалтерский регистр, в котором отмечаются все передвижения рабочих. Конечно, соответствующий персонал также должен поставить галочку в этом поле. Эта процедура вполне завершена. Именно она позволяет предотвратить потерю столь важных документов.

(Видео: «Бухгалтерская книга движения трудовых книжек и вкладышей в них»)

Заявления на стандартные вычеты

Напомним, сотрудникам не нужно ежегодно писать заявления на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ для себя, детей и студентов. Вам просто нужно получить заявление, которое будет основанием для предоставления отчислений в течение нескольких лет.

В новом году только сотрудники, у которых есть:

• в заявлении за последний год указывается конкретный налоговый период — календарный год;
• изменились обстоятельства получения вычета, например, 18-летний ребенок стал студентом, родился еще один ребенок.

Но справка о месте учебы для получения отчисления студенту должна предоставляться сотрудником каждый год, в ней должны быть указаны период и форма обучения (Письмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04- 05/63596).

В начале года менеджер по персоналу должен собрать заявки на стандартные отчисления сотрудников:

• которые указали в прошлогодней декларации налоговым периодом 2020 г;
• по которым изменились обстоятельства использования удержания;
• кто устроился с тобой на новый год.

Для тех, кто приходит на работу после начала года, помимо заявления и обычных документов, подтверждающих право на удержание, требуется справка о доходах с предыдущего места работы.

Выдача трудовой книжки

Действующие правила описывают порядок выдачи трудовой книжки работнику только в случае увольнения (расторжения трудового договора). № заказа. 320n также предоставляет спецификации для выдачи трудовой книжки сотруднику в случае отказа вести ее.

В случае увольнения работника работодатель обязан выдать ему в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с записью об увольнении.

Если в день увольнения (расторжения трудового договора) работника невозможно оформить трудовую книжку в связи с отсутствием работника или его отказом в получении трудовой книжки, работодатель направляет работнику уведомление относительно необходимость явиться за трудовой книжкой или согласиться отправить ее по почте. Отправка трудовой книжки по почте по адресу, указанному работником, допускается только с его согласия (пп. 36, 37 приказа № 320н).

При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) сотрудник подает заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан передать трудовую книжку работнику не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления. Если указанное заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения.

Поэтому сроки выдачи трудовой книжки при переходе сотрудников на ETC теперь устанавливаются законом. До этого этот вопрос был спорным: соблюдать трехдневный срок (см. Письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2 / ​​Б-260) или издать книгу на день подачи заявления (см. Письмо Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14-2 / ​​Б-150).

При оформлении трудовой книжки делается запись о подаче работником заявления к работодателю о предоставлении ему информации о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, что заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадрового бюро) (при наличии пломб). Столбцы журнала работы заполняются в следующем порядке:

• в столбце 1 вставлен порядковый номер выполняющейся вставки;
• в столбце 2 указана дата выдачи трудовой книжки;
• в графе 3 вставлена ​​запись «Вы подали письменное заявление о предоставлении информации о приеме на работу в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ»;
• в столбце 4 приведены реквизиты заявления сотрудника с указанием даты и номера его регистрации.

Общие правила ведения трудовой книжки

№ заказа. 320н устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек, выдачи дубликатов трудовой книжки и трудовой книжки в случае увольнения или при подаче работником заявления работодателю о предоставлении ему информации о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ.

отменена обязанность работодателя по оформлению трудовой книжки для впервые работающего персонала. Напоминаем, что с 01.01.2021 трудовая книжка этим людям не оформляется. Информация об их трудовой деятельности формируется в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (п.8 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ).

Работодатель по-прежнему обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней, если работа у этого работодателя является основной для работника (за исключением случаев, когда в соответствии с Трудовым законодательством Российской Федерации Кодекса, иного федерального закона, трудовая книжка работника не ведется (не выдается)). При этом заказ нет. 320n указывает, что информация о трудовой деятельности удаленного работника включается в трудовую книжку по его запросу и при условии предоставления этой книжки (также путем отправки заказным письмом с уведомлением).

Кроме того, по желанию работника сведения о работе по совместительству могут быть внесены в трудовую книжку (п.11 приказа №320н, п. 3.1 инструкции №69).

Не изменились и основные требования для заполнения трудовой книжки:

1) записи дат во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами (число и месяц — две цифры, год — четыре цифры);

2) рекомендуется делать точные записи, легкими водостойкими чернилами (пастой, лаком, гелем) черного, синего или пурпурного цвета и без сокращений (при этом, согласно приказу № 320н, допускается также регистрация полностью или частично с использованием технических средств путем переноса красок или в виде оттиска штампа (печати));

3) в разделах «Информация о работе» и «Информация об успеваемости» трудовой книжки не допускается пересечение ранее введенных неточных, неверных или недействительных записей (изменения в записи вносятся путем их признания недействительными и выполнения правильных регистраций);

4) изменения в сведениях о сотрудниках вносятся в следующем порядке:

• черту пересекают фамилия или предыдущее имя, отчество (при его наличии), дата рождения и новые данные;
• внесение изменений (дополнений) в записи о новом образовании, профессии, специальности осуществляется путем интеграции существующих записей (если они уже есть) или путем заполнения соответствующих строк без удаления ранее введенных записей;

5) все записи о выполненных работах, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награды вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее пяти рабочих дней (в настоящее время — недельный период) установлено), а при увольнении — день увольнения и должен точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Процесс передачи трудовых книжек

Вы не можете просто забрать и передать трудовые книжки.

1. Для начала нужно оформить приказ от имени руководителя компании, в котором будет указано о необходимости передачи документов и назначении нового менеджера.
2. Затем на основании этого приказа осуществляется прямая передача пустых трудовых книжек, вкладышей и бланков, которая должна сопровождаться их доработкой, то есть проверкой, контролем и подсчетом.Информация о переводе оформляется специальным актом, кроме того, это действие должно быть зарегистрировано в регистре движения трудовых книжек.

При соблюдении всей процедуры «от а до я» риск потери документов, возникновения разногласий и споров по ним будет сведен к минимуму. Грамотно проведенный процесс также освобождает нового сотрудника от административной ответственности за отсутствие определенных книг или листовок с вакансиями.

Заполнение информационной шапки документа

1. Сначала в середине строки пишется полное название компании и название документа.
2. Затем указывается дата составления акта и место регистрации организации.
3. Далее справа (или слева — неважно) отводится несколько строк для утверждения руководителем компании: здесь нужно ввести его должность, фамилию, имя, отчество, а также ввести дату утверждения.
4. Далее вводятся сотрудник, который передает трудовые книжки, и сотрудник, который их принимает: здесь также указываются их должности и личные данные.

Заполнение перечня трудовых книжек и вкладышей

Таблица, в которую помещаются все самые основные сведения о рабочих тетрадях:

• фамилии-имена-отчества владельцев,
• серия и номера документов,
• наличие вставок,
• а также отдельно пишутся необходимые примечания: статус, информация о записях, спрос или невостребованность и т д

Общее количество документов, предусмотренных в акте, указано под таблицей.

Во второй таблице отражена информация о пустых вкладышах и формах трудовых книжек, хранящихся в компании. Здесь их серии и номера записываются точно так же, но дополнительные данные не могут быть указаны.

В заключение акт должен быть заверен подписями отправляющего и принимающего сотрудников, а также членов комиссии, участвовавших в процедуре передачи трудовых книжек. Каждый должен указать свое местонахождение, а подписи должны быть с расшифровкой стенограммы.

Образец акта передачи кадровых документов: основное содержание

Скачать образец акта

Закон не предусматривает единой формы акта передачи кадровой документации, поэтому каждое предприятие вправе самостоятельно разработать этот документ, руководствуясь собственной системой документооборота и удобством использования указанного акта. Между тем в практике кадрового делопроизводства сложился акт приема-передачи документации, оптимальный по форме и содержанию.

Примером акта передачи кадрового документа является шаблон документации, содержащий следующую информацию:

1. Данные компании, куда происходит перенос кадрового учета.
2. Дата, время и место инвентаризации кадрового учета.
3. Информация об утверждении акта руководством организации (дата утверждения, данные руководителя, подпись).
4. Состав комиссии с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей ее членов.
5. Информация о других людях, присутствующих при передаче дел (как правило, это сотрудники, которые доставляют и принимают документы, если они не входят в комиссию).
6. Информация о том, кто отправляет и кто получает документы и на какую дату.
7. Список передаваемых документов традиционно записывается в виде таблицы, содержащей следующие столбцы:
   • номер абзаца;
   • наименования документов и дел;
   • сроки хранения или годы хранения документов / файлов;
   • количество документов;
   • общее количество страниц;
   • примечание.

Что представляет собой акт приема-передачи трудовых книжек и как правильно его оформить

Этот документ должен быть составлен, когда один руководитель получает должность и полномочия другого. В такой ситуации руководство должно в срок, установленный законом, издать приказ о соответствующей замене сотрудника, ответственного за составление, редактирование и ведение трудовых книжек сотрудников организации или предприятия.

В соответствии с основными положениями постановления вновь уполномоченный сотрудник отдела кадров после вступления в силу вышеупомянутого местного законодательства принимает на себя ответственность и все обязанности своего предшественника.

Акт передачи трудовых книжек состоит из составных частей, в которых указываются:

• дата и место проведения процедуры передачи и принятия и составления акта}
• номер документа}
• Ф.И.О сотрудников}
• серии и номера рабочих форм, а также вкладыши в них}
• общее количество рабочих тетрадей и вкладышей в них}
• подписи лица, утвердившего и принявшего рабочие тетради}
• подписи президента и членов уполномоченной комиссии.

На сегодняшний день, к сожалению, система нормативных актов трудового законодательства РФ не содержит основных рекомендаций по порядку приема-передачи трудовых книжек. Однако на практике для его организации установлены определенные правила.