Акт приема передачи документов — как правильно составить, образцы

Как правильно составить передаточный акт в 2020 году

В законодательстве РФ нет стандартов на образец акта приема-передачи, но, как и в любом корпоративном сертификате, в таком акте должна отображаться следующая информация:

• Название сертификата.
• Регистрационный номер и дата, указывающие на сделку, по которой он был оформлен
• Список переданных материалов, их количество и вид (оригинал или ксерокопия).
• Название учреждения, ФИО сторон, участвовавших в подписании акта.
• Подписи представителей сторон, заверенные печатями.

Регистрационная форма оформляется в двух экземплярах, по копии передается каждому участнику операции.

Перед составлением акта необходимо предварительно подготовить материалы для передачи. При оформлении передаточного акта желательно соблюдать следующую структуру документа, которую условно можно разделить на три раздела:

1. Первый раздел. Здесь вы заполняете название формы «Акт приема-передачи документов». Далее необходимо посмотреть дату заполнения справки и населенный пункт, в котором была проведена операция. Далее отображаются реквизиты сторон, участвовавших в оформлении документа. Для юридических лиц это наименование учреждения и полное наименование представителей сторон. Для физических лиц: ФИО и паспортные данные.
2. Второй раздел зарезервирован для списка передаваемых документов. Для удобства он обычно оформляется в виде таблицы со следующими столбцами:

• п / п нет.
• Наименование документа.
• Дата, согласно записям учреждения.

1. Заключительный раздел. В этой части документа отображается окончательная информация о количестве копий составленного документа и подписи сторон сделки. Для юридических лиц здесь необходимо просматривать не только полное имя, но и должности подписантов с подтверждением операции печатью учреждения.

Особенности заполнения

При оформлении сведений в акте приема-передачи необходимо соблюдать особенности формы:

1. Например, в случае внутриведомственной передачи материалов название учреждения вводится в верхнем левом углу. В правом углу — постановление руководителя института.
2. Затем фиксируется дата составления акта приема-передачи.
3. В описательной части указываются полное имя и фамилия субъектов, участвующих в передаче документов, с указанием должностей.
4. Впоследствии составляется таблица, в которой перечислены документы, подлежащие передаче.
5. Затем отображается количество копий заполненной формы
6. В заключении ставятся подписи представителей сторон.

Если этот документ предназначен для внутреннего пользования учреждения, то документ утверждается руководителем предприятия.

При заполнении межведомственной анкеты, пункт № 1 не заполняется и подписи участников должны быть заверены печатями.

Основная цель акта приема-передачи — доказать, что документы действительно были переданы в сумме, указанной в бланке.

Бланк и образец 2021 г.

Специальной формы, утвержденной законом, не существует, поэтому каждая компания и / или физическое лицо имеет право составлять ее по своему собственному образцу. Как правило, он должен отражать следующую информацию:

1. Название, дата составления (это день вступления в силу), место составления (город или другой населенный пункт).
2. Полное официальное название компании, передающей и получающей документы (даже в тех случаях, когда обмен ценными бумагами происходит внутри одной компании).
3. ФИО, паспортные и контактные данные лиц, если они участвуют в обмене.
4. Имя, должность и штатная численность (при наличии) ответственных сотрудников, которые фактически передают документы и принимают их.
5. Список всех передаваемых документов обычно оформляется в виде таблицы. Приведены следующие данные:

• числа (в хронологическом порядке);
• полные официальные наименования документов;
• дата их подготовки / подписания;
• номер бумаги (согласно принятой в компании системе нумерации);
• форма (оригинал, копия, заверенная копия) и количество всех листов (страницы не учитываются).

1. Впоследствии ставятся подписи сторон, расшифровка подписей (фамилия, инициалы) и печать, если компания использует ее в своей работе.

Бланк формы, который можно использовать в большинстве случаев, представлен ниже:

А вот и реальный пример наполнителя:

ПРИМЕЧАНИЕ. При необходимости к нему разрешается прикреплять другие важные документы — чаще всего это развернутые описи. Так что в акте необходимо отражать ссылки на описи, а не перечислять названия всех документов (для экономии времени).

Когда может понадобится

Предполагается, что перевод ценных бумаг может происходить в любой момент, поэтому он оформляется в нескольких случаях на момент перевода:

1. Между 2-мя частными лицами.
2. Между 2-мя юрлицами (например, когда пакет документов уходит в сопровождении коммерческого предложения).
3. Между физическим и юридическим лицом.

Однако наиболее частый случай связан с обменом ценных бумаг внутри компании. Таких примеров много:

1. Сотрудник уходит, а новый сотрудник занимается всеми делами. Чтобы избежать потери документов, ошибок при их передаче и других нежелательных ситуаций, необходимо не только правильно предоставить все документы, но и отразить этот факт в документах.
2. Сотрудник переходит на другую должность и передает дела своему заместителю или новому сотруднику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, распорядительных документов.
3. Несостоятельность организации — в таких случаях возникает необходимость передать сразу все документы, на что составляется большое количество актов, разбитых на группы по типам документации.
4. Наконец, в случае корпоративной реорганизации (слияние с другими, слияние отделов и т.д.) также необходимо передать все виды деятельности. К тому же в таких ситуациях составляется сразу много актов — по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.д.

В случае с частными лицами составление документов может потребоваться, когда речь идет о предоставлении услуги по приему и передаче документов. Например, если человек поручает свои интересы представителю в суде, конечно, ему необходимо будет передать важные документы даже в оригинальном виде. Тогда в интересах самого гражданина составить документ.

Составление акта приема передачи документов при смене бухгалтера

АППД при замене кепки бухгалтер обязан зарегистрироваться, чтобы по «новой» кепке бухгалтер получил точный перечень первичных учетных записей. Если передаются бланки строгой отчетности, то в этом случае составляется отдельный акт приемки. Передача дел может осуществляться в присутствии представителей сформированной комиссии.

Кепка АППД бухгалтером оформляется в произвольном стиле, в соответствии с принятой структурой для составления таких документов. Нет никаких юридических требований для заполнения ADPD.

Однако, чтобы осуществить передачу дел главному бухгалтеру, необходимо:

1. Завершите текущие бухгалтерские операции.
2. Проверьте состояние вашего бухгалтерского учета и отчетности (можно привлечь независимых аудиторов).
3. Предоставить надлежащий отчет (если дата отчета совпадает с датой передачи дел).
4. Провести инвентаризацию активов и финансов (в том числе в кассе и на банковских счетах компании.
5. Провести сверку договоров с контролирующими органами (ПФР, ФСС).

Сроки бизнес-делегации и составления APPD определяются постановлением директора компании.

Как составить акт

При заполнении шапки ADPD бухгалтеру необходимо учитывать следующие моменты:

1. На уровне организации, которая описывает текущий бухгалтерский учет и показывает общий характер бухгалтерского учета в компании, в том числе:

• Визуализация технических средств бухгалтерского учета (программное обеспечение, размещение баз данных в электронном и бумажном формате и др).
• Ознакомьтесь с конкретными нормативными документами, используемыми в компании.
• Отображение процедуры доступа к учетным данным (электронные ключи, пароли и т.д.).
• Наличие / отсутствие неточностей в бухгалтерском учете и в отчетности с указанием причин их образования.
• Факт передачи учетных атрибутов (штампы и ключи от сейфа и электроники, а также различные справки об онлайн-общении).

1. Общие сведения с указанием реквизитов подписей должностных лиц, даты составления акта и другие вопросы).

• Итоговые данные о запасах, материальные запасы и другие отчеты могут быть приложены к заполненному AFPD.

Кроме того, необходимо будет отразить ошибки и замечания, выявленные в APD (если одна из сторон не согласна с фактами, изложенными в акте).

Образец

Различные примеры использования актов приема-передачи документации

Передача важных бумаг бухгалтерского отдела

В данном примере назначается комиссия, в задачу которой входит составление акта приема-передачи бухгалтерской отчетности. Необходимость сбора комиссии возникает при увольнении ведущего специалиста, в должностные обязанности которого входило ведение делопроизводства. В этом случае используется фирменный бланк. В рассматриваемом акте указываются документы, которые передаются уволенному — новому должностному лицу.

В этом случае есть специальная форма для заполнения анкет. Информация о переданных бухгалтерских книгах и других бухгалтерских документах представлена ​​в виде таблицы. Основное требование при оформлении акта — указать следующую информацию:

• дата составления акта;
• серийный номер;
• имя файлов.

Передача важных бумаг при назначении нового руководителя

Задача главного бухгалтера и руководителя предприятия — заверить первичные документы предприятия. При смене руководства это право переходит к новому должностному лицу. Важно отметить, что при изменении состава администрации предприятия очень важно информировать учреждения, осуществляющие контроль за деятельностью компании. Кроме того, необходимо проинформировать банковское учреждение, обслуживающее компанию. Это правило распространяется только на государственные компании, а частные предприниматели оставляют за собой право принимать самостоятельное решение.

Акт передачи документов оформляется по установленной форме на бланке компании. Важно обратить внимание на то, что смена руководителя влечет за собой возникновение различных вопросов, связанных с финансовым фондом компании. В этом случае создается специальная комиссия для решения возникающих вопросов.

Передача кадровых файлов

Бланк с указанием передачи кадровых документов увольняющимся лицом оформляется по форме, установленной законодательством. Этот документ должен содержать такие параметры, как:

• серийный номер;
• имя файла;
• дата завершения;
• количество листов в файле;
• примечания.

В случае возникновения ситуаций утери личных дел сотрудников компании или отсутствия тех или иных записей, эти нюансы указываются в графе «примечания».

Любая компания вправе самостоятельно разработать этот документ

Передача важных бумаг при назначении нового учредителя

Этот процесс имеет много разных тонкостей и нюансов, связанных с передачей первичной документации. В первую очередь следует назначить ответственное лицо, в должностные обязанности которого будет входить передача файлов. Впоследствии размещается заказ на сбор комиссии. В этом заказе должно быть указано точное количество времени, необходимое для отправки документов. При назначении нового учредителя документ передается только лично.

В каких случаях возникает необходимость составление акта

Существует множество различных ситуаций, в которых может возникнуть необходимость в составлении такой формы. Очень часто такие акты заключаются между двумя физическими или юридическими лицами. В последнем случае этот документ составляется при необходимости передачи первичной документации, сопровождающей публичную оферту. Также разрешено использование данных ценных бумаг между юридическими и физическими лицами.

Намного чаще этот вид документов используется на предприятии с развитой структурой. Давайте посмотрим на применение актов на конкретных примерах. Представьте себе ситуацию, когда ведущий специалист компании проходит процедуру увольнения. На эту должность нанимается новый сотрудник, в обязанности которого входит управление бизнесом компании.

Во избежание потери или повреждения важной документации составляется акт, который служит документальным подтверждением того, что вся документация передана в правильном виде.

Акт является неотъемлемой частью каждого договора, заключаемого между контрагентами

Также подготовка этого документа может потребоваться в случае перевода сотрудника из одного отдела в другой. В этом случае рассматриваемый сотрудник должен передать все имеющиеся документы новому сотруднику или другим сотрудникам отдела. Необходимость составления акта возникает при передаче бухгалтерских книг, управленческих и кадровых документов, а также другой локальной документации.

Далее предлагаем перейти к более сложным случаям. Одной из ситуаций, требующих составления акта приема-передачи документации, является объявление о банкротстве. В этом случае сотрудникам компании придется составить несколько десятков различных форм, которые сгруппированы по категориям в зависимости от принадлежности документов. Кроме того, этот акт может быть необходим в ситуации, связанной с реорганизацией хозяйственной деятельности. В случае слияния нескольких компаний или слияния нескольких отделов возникает необходимость передать всю текущую документацию новому сотруднику. Следует отметить, что в данной ситуации создается более десятка таких документов, каждый из которых касается конкретного отдела или сотрудника.

Частным лицам может потребоваться оформление анкеты в случае оказания различных услуг с оформлением важных документов. Примером такой ситуации является передача права второму лицу представлять интересы первой стороны в ходе судебного разбирательства. В этом примере между физическими лицами передаются важные документы, которые могут быть в единственном экземпляре. Кроме того, данная форма может использоваться в качестве доказательства в ходе судебных разбирательств между физическими лицами.

Основные правила оформления акта приема-передачи

При регистрации компания должна учитывать, что обязательными данными формы являются:

• название компании и документ;
• дата, место составления (город), ответственное за составление;
• вводная часть включает информацию о лице или компании, передающей и получающей деловые документы, список лиц, участвующих в передаче. Для этого в компании может быть создана специальная комиссия. Устанавливается конкретным указом руководителя компании, в котором указывается ее состав;
• в основной части указать полный перечень документов, информацию об их количестве;
• важно иметь подписи всех участников.

Ссылка! В списке указаны регистрационные номера всей передаваемой документации.

Он составляется в двух экземплярах, если получателей больше, форма заполняется на каждого из них. Его можно оформить вручную или в электронном виде.

Срок хранения документа зависит от того, какие документы передаются. Например, некоторые кадры должны храниться до 75 лет, а заказы на кадры — до 5 лет. На эти виды документации лучше составлять разные акты и подавать их отдельно.

Инструкция, как оформить акт приема-передачи документов

Для корректного составления необходимо указать точные данные испытуемых к переводу. Список документов можно составить в виде таблицы. Столбцы должны быть озаглавлены:

• номер по порядку;
• полное название документа;
• дата создания;
• комната;
• дисплей (оригинал, копия или электронная форма);
• объем каждого документа.

Компания может увеличить количество столбцов для получения дополнительной информации.

Количество копий и подписи всех участников указаны под сводной таблицей.

Акт приема передачи документов другому лицу

Акт приемки является приложением к договору между сторонами и гарантирует передачу товара от подрядчика заказчику. Заключение договора между подрядчиком и заказчиком осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации. А подписанный акт приема-передачи является лишь официальным закрепляющим документом, с помощью которого осуществляется передача деловых документов.

Этот сертификат переданной документации имеет обязательную юридическую силу.

Форма для оформления справки об отправке документации другому лицу предусматривает отображение следующих элементов:

• Название сертификата.
• Дата подписания.
• Место подписи.
• Название материалов передается в виде списка.
• Количество переданных материалов.
• ИМЯ И ФАМИЛИЯ вовлеченных сторон.
• Основание для оформления анкеты.
• Подписи сторон.
• Уплотнения.

Сгенерированный сертификат также может отображать информацию из документации. При этом раздел с формулой изобретения необходимо описать отдельно.

Особенности составления документа

Возможность использования бесплатной формы оформления договора никоим образом не отменяет необходимости придерживаться корпоративного стиля оформления таких документов. Здесь необходимо ввести следующие данные:

• Название документа;
• Место и дата составления;
• Название организации;
• Подробное описание передаваемой документации;
• ФИО лиц, подписывающих акт.

В некоторых ситуациях при передаче особо важных документов назначается соответствующая комиссия, которая подтверждает факт передачи и получения. Если такая комиссия есть, ее состав заносится в документ. Здесь каждый член комиссии должен поставить свою подпись. Более того, именно в присутствии комиссии документы передаются напрямую.

Получателю рекомендуется проверить, какие оригиналы были предоставлены. Акт об этом также должен содержать полную информацию. Можно сказать, что это также в интересах отправителя. Например, если получатель теряет важный финансовый документ, он может сказать, что просто не получил его. С помощью акта лицо, передающее документацию, сможет доказать свою правоту.

Как правило, за проверку документов отвечает принимающая сторона. Если в сделке участвует комиссия, эта ответственность обычно возлагается на ее членов. Если передача происходит внутри компании, акт подписывает ее директор.

Акт можно оформить вручную или с помощью компьютера. После печати готового документа требуется «живая» подпись. Срочно пломбировать нет необходимости. Однако если у сторон есть такое желание, никто не запрещает это делать. В некоторых ситуациях при передаче ценных документов к акту оформляется приложение. Обычно это делается по договоренности сторон. Это приложение представляет собой отдельный документ, в котором подробно описаны все передаваемые документы.

Как правильно составить передаточный акт в 2021 году

Составление этого акта не представляет особых трудностей. Типовая форма аналогичных документов имеет следующую структуру:

• Название и суть написаны вверху;
• Ниже необходимо прописать город регистрации компании;
• Дата подписания и составления;
• Указана информация о передающей компании. Следует отметить, что это ООО, ИП или другая организационно-правовая форма;
• Должность и паспортные данные ответственного должностного лица, наделенного этими полномочиями, фиксируются.
• Эта же информация указывается также о получателе документов и их руководителях;
• Ниже представлен список переданной документации.

При передаче финансовых документов или документов особой ценности необходимо предоставить подробную информацию.

В процессе вы можете создать таблицу с шестью столбцами:

1. Серийный номер.
2. Имя.
3. Дата подготовки.
4. Номер, присвоенный внутренним документооборотом компании.
5. Наличие оригиналов или заверенных копий.
6. На скольких листах оформляется акт.

Это только рекомендуемые столбцы. Таблицу можно увеличить, введя дополнительные данные. Набирать его не обязательно, но при большом количестве разных документов пользоваться таблицей вполне комфортно. Внизу акта требуются подписи и точное указание количества копий, в которых этот акт составлен.

Юридическая сила

Заполнять этот протокол не обязательно, но во избежание споров, трат времени и денег на дальнейшие разбирательства лучше не отказывать в регистрации. После подписания он приобретает юридическую силу и может быть использован в качестве доказательства в суде при возникновении вопросов и разногласий.

Составление акта при смене генерального директора

Менеджер, покидающий офис, должен передать файлы и сопутствующую документацию новому менеджеру. Стоит отметить, что именно законодательство возлагает на него эти обязанности. Поэтому вопрос о том, обязан ли генеральный директор предоставлять документацию, ни в коем случае не возникает. Но при этом нет необходимости срочно оформлять соответствующий документ. Хотя нужно понимать, что именно таким поступком и бывший руководитель, и новый руководитель смогут обезопасить себя от серьезных проблем.

Как составить акт

Как правило, необходимость составления акта прописана не законодательством, а внутренними правилами компании. Иногда есть документация, которую невозможно восстановить. Многие стараются задокументировать факт переезда, чтобы в дальнейшем не возникло проблем. С оформлением акта сложностей возникнуть не должно. Достаточно правильно указать данные паспорта бывшего директора. Также вводятся соответствующие данные о получателе, то есть о руководителе, занимающем эту должность.

Образец