5 ошибок в акте сдачи-приёмки работ

1. Акт составили, а про другие документы забыли

Акт приема-передачи считается основным документом, «закрывающим» исполнение сделки. Но иногда нужны другие. Например, договор может обязывать вас провести осмотр объекта, исследование или экспертизу работ и результатов. Или необходимо сопроводить акт подготовкой и подписанием отчета о проделанной работе, предоставлением технической документации.

Как избежать проблемы:

1. Строго соблюдайте порядок сдачи работ, указанный в договоре.

2. Своевременно подготовить, отправить, подписать все исполнительные документы.

Что будет в случае отказа от подписи

Отказ подписать какой-либо документ, в том числе акт, является неотъемлемым правом любой стороны договорных отношений.

При этом не имеет значения, какой договор заключается между сторонами: это может быть трудовой договор, договор купли-продажи, трудовой договор и так далее

Некоторые сотрудники предприятий и представители партнерских организаций, отказываясь подписывать акт, считают, что тем самым лишают его действительности. Это неправда. По всем правилам оформленный документ в любом случае будет легальным при условии, что все введенные в нем данные соответствуют действительности.

Таким образом, в принципе отказ от подписи является лишь косвенным доказательством того, что другая сторона не признает и не согласна с фактами и обстоятельствами, изложенными в акте.

При отсутствии мер по поиску компромисса и защите своих интересов несогласная сторона может обратиться в суд.

Кто составляет акт

Функция составления отказа от подписания акта обычно возлагается на тех же людей, которые участвовали в составлении первоначального акта. Их подписи будут доказательством того, что акт был предоставлен для ознакомления и утверждения второй стороне, но они по какой-то причине не захотели его подписывать.

Судебная практика

Консолидация вышеупомянутых положений в контракте также полезна с точки зрения частых изменений судебной практики. Следует отметить, что сформировавшийся сегодня в судебной практике подход защищает интересы исполнителя в такой ситуации. Чтобы проиллюстрировать этот подход, мы приведем несколько примеров из недавней юриспруденции.

Так, в решении Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 24 сентября 2019 г. 305-ES19-9109 в случае № А40-63742 / 2018, отражено: не являются законными, так как исполнитель направил заказчику уведомление о необходимости приема работ и акт приемки выполненных работ, а мотивированного отказа от подписания нет. Это. Любопытно, что в настоящем деле в материалах дел был подписан акт сверки, в котором соответствующие суммы не обнаружены (за результат спорной работы). Однако факт отправки акта выполненных работ и отсутствие мотивированного отказа от его подписания позволили подрядчику признать юридическую силу одностороннего акта даже на условиях, указанных выше.

Аналогичная позиция (о действительно односторонних трудовых актах, совершаемых при отсутствии мотивированного отказа в их подписании) отражена в постановлении АС Восточно-Сибирского округа от 04.03.2019 г. F02-6708 / 2018 в случае 2019 г. 302-ES19-10069 было отказано в передаче указанного дела на рассмотрение).

В постановлении УА Приволжского округа от 01.02.2019 г. F06-39110 / 2018 по делу № A65-12003 / 2018, суд постановил, что если у подрядчика, исходя из конкретных обстоятельств, есть причина подписать договор в одностороннем порядке, этот документ является правильным документом, пока суд не признает его недействительным. Поэтому на основании одностороннего акта подрядчик обязан рассчитать НДС и отразить соответствующие суммы для целей налога на прибыль.

Таким образом, в указанном акте формируется еще одна важная позиция: суд устанавливает презумпцию действительности односторонних действий (до тех пор, пока они не будут признаны судом недействительными).

Ответственность и последствия для заказчика в том случае, если акт не будет передан подрядчику

Если исполнителю не будет направлен мотивированный отказ, то исполнитель будет считать, что вы, как заказчик, обязанный принять произведение, уклоняетесь от него. В этом случае заказчик вправе обратиться в суд с требованием обязать оплатить стоимость работ и взыскать стоимость взыскания. Кроме того, за просрочку платежа предусмотрены штрафы в виде пени за использование чужих средств и возмещения убытков.

В формах трудовых договоров часто указывается, что работа принимается только в том случае, если результат устраивает клиента, то есть работа выполняется качественно. Если подрядчик отказывается устранять недостатки, отказ будет ценным подспорьем для вас, как клиента, в суде, чтобы заставить подрядчика работать так, как он должен, и правильно выполнять работу.

На что обратить внимание при оформлении акта

При составлении акта, а также при его написании можно опираться на свое видение документа, так как закон не предъявляет к этому параметру особых требований. Акт может быть написан на обычном белом листе бумаги или на фирменном бланке организации. Вы можете вводить информацию вручную (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом) или печатать на компьютере.

важно соблюдать условие: акт должен содержать подписи его непосредственного составителя и присутствующих сотрудников — их автографы будут свидетельствовать о том, что вся информация, указанная в документе, верна.

Бланк акта заверять печатью не нужно: с 2016 года использование штемпельной продукции на предприятиях и в организациях необходимо только в том случае, если это закреплено во внутренних нормативных документах компании.

Акт составляется в двух экземплярах:

• один из которых остается в компании,
• второй перешел к сопернику.

При необходимости вы также можете оформить дополнительные копии акта.

Когда односторонний акт будет принят

Следовательно, для того, чтобы совершенные односторонние трудовые акты явились основанием для выплаты, а также для учета этих документов должны быть соблюдены следующие условия:

• Подпись акта выполненных работ подрядчиком. Акт подписывается по форме, предусмотренной договором.
• Отправка сообщения клиенту о возможности сдачи работы. Если в контракте предусмотрена конкретная процедура приемки, ее следует соблюдать. Например, отправьте уведомление о том, что клиент должен явиться в определенное время и в определенном месте для принятия работы, или уведомите об альтернативном времени и месте.
• Направление акта выполненных работ заказчику. Как и в других подобных случаях, рекомендуется отправлять акт о завершении (а также другие документы) таким образом, чтобы можно было установить содержание отгрузки (например, с помощью оценочного письма со списком вложений).
• Подписание исполнителем и отправка других документов, если их необходимость предусмотрена договором (например, исполнительная документация) или законодательством. Кроме того, если предоставлена ​​форма КС-2 для акта выполненных работ, также необходимо подписать и отправить справку о стоимости выполненных работ КС-3.
• Отсутствие мотивированного отказа со стороны заказчика.

В качестве рекомендации подрядчику стоит отдельно еще раз указать на необходимость подписания хорошо составленного договора, отражающего реальные взаимоотношения сторон. Таким образом, стороны часто включают в договорные условия необходимость подготовки исполнительной документации (хотя она не может быть подготовлена ​​для работы такого типа) или определения сложной процедуры (практически неосуществимой) приемки работы. При подписании контракта исполнитель должен избегать таких условий, так как в будущем они могут существенно усложнить процесс доказательства юридической силы односторонне подписанных актов.

Образец составления акта об отказе подписать акт

На сегодняшний день нет стандартного унифицированного образца акта, поэтому документ может быть написан в любой форме или по образцу, который действует внутри компании. В то же время в него необходимо ввести ряд конкретной информации:

• дата составления,
• номер документа,
• место регистрации компании и ее название.

В основной части должны быть указаны:

• кто именно отказывается подписывать акт (в случае представителей другой организации — его ФИО, должности и ФИО сотрудников, если сотрудник самого предприятия — только должность и ФИО),
• ссылка на акт, который вторая сторона отказывается подписывать (его номер и дата написания), а также кратко передают суть вышеуказанного документа,
• если оппонент дает объяснения своего отказа, они также должны быть включены сюда (чем больше будет описана эта часть, тем лучше).

В акт необходимо внести данные всех лиц, имеющих отношение к ее редакции (члены комиссии или свидетели), с указанием их должностей, фамилий, имен, отчеств.

Если есть дополнительные документы, их необходимо приложить к акту, пометив их отдельным элементом.

2. Подписали акт другим числом

Совершенно неважно, что послужило причиной того, что акт был подписан задним числом или в будущем: если он будет обнаружен, документ окажется ненадежным. Если клиент отказывается платить, споров из-за ерунды, затрат на оценки, юристов и судебных разбирательств не избежать.

При этом подписание документа задним числом будет считаться фальсификацией документа, и за это будет наложен штраф по ст. 19.23 КоАП РФ.

Как составить мотивированный отказ от приемки работ

Если подрядчик представляет некачественный результат работы, заказчик имеет право не принять его. Но отказать в приемке недостаточно — это действие необходимо документально оформить составлением отказа от подписания заполненного трудового акта.

Отказ от подписи обязательно должен содержать определенную информацию, иначе он не будет иметь юридической силы. В результате неверно сформулированный отказ обернется судебным проигрышем и большими денежными расходами.

Юридически грамотный отказ от ответственности обязательно содержит:

• заголовок: «Мотивированный отказ в подписании акта выполненных работ»;
• дата приемки работ;
• ссылка на трудовой договор со всеми дополнениями и реквизитами;
• конкретный перечень недостатков в работе (чем они яснее, тем проще подсчитать убытки и тем легче выиграть судебное дело);
• ссылки на пункты контракта и разделы спецификаций, которые предусматривают компромисс качества работы;
• ссылки на закон (минимум ст. 720 ГК РФ);
• место нахождения, подпись и стенограмма сотрудника, принявшего работу;
• печать (необязательно, если нет, это не является основанием для отклонения жалобы).

Если мотивированный отказ от подписания акта удостоверяется не руководителем устава, а работником по доверенности, в нем обязательно должно быть предусмотрено право приема работы и составления акта, включая мотивированные отказы. Если в доверенности не указано словосочетание «мотивированный отказ», возрастает риск проиграть дело в суде.

Три причины невозврата актов выполненных работ — алгоритм действий

Чаще всего отказ подписать акт об окончании курса вызван одной из трех причин:

• сотрудники заказчика забыли отправить документы или сэкономить на доставке;
• у клиента есть претензии к качеству или объему работ;
• у покупателя нет денег или он не хочет платить.

Первый вариант подразумевает, что исполнитель получил оплату — вопрос в том, как отразить ее в бухгалтерском учете при отсутствии первичных документов. Второй и третий варианты, напротив, указывают на наличие спора между подрядчиком и заказчиком. Рассмотрим каждый из трех случаев.

Сотрудники заказчика халатно относятся к документам или экономят на почтовых расходах

Бывает, что клиента все устраивает, а просто переводит деньги, пренебрегая обязанностью по оформлению документов. В этом случае артистам обычно все равно, потому что работа или услуги оплачены. Ведь до тех пор, пока акт не подписан, переведенные средства принадлежат клиенту и считаются авансом, а это значит, что он может запросить их в любой момент. Нет документа — нет доказательств того, что аванс оформлен.

Если клиенты не возвращают сертификаты об окончании, на них сложно повлиять. Но в ваших силах построить систему, которая снижает связанные с этим риски:

1. Назначьте ответственного за работу с документами завершения. Его задача — отслеживать возврат документов и отслеживать клиентов, не вернувших оригиналы в конце отчетного периода.
2. Включите в договор положение о сроках, в течение которых заказчик должен принять работу или заявить возражения против полученного документа. Укажите, что вы будете считать работу принятой, если не получите ответ вовремя.
3. Предусмотреть в договоре штрафы за несвоевременный возврат документов.
4. Отправьте документы для подтверждения доставки. В случае курьерской доставки, сделайте опись в двух экземплярах и запросите квитанцию, а также отправьте заказные письма по почте. Или воспользуйтесь электронным документооборотом, который сокращает время доставки и устанавливает точную дату и время для отправки и получения документов.
5. Свяжитесь с контрагентом и постарайтесь выяснить причины задержки документов. Информируем Вас, что в случае проверки встречного документа не удастся предоставить налоговый акт выполненных работ и подтвердить факт коммерческой операции.
6. Если в договоре содержится условие, что при отсутствии трудового договора работы принимаются автоматически, отразите их в актах в установленный срок. Если этого условия нет, отправьте заказное письмо с жалобой и обязательством принять работу и подписать прилагаемые документы. Также укажите, сколько времени вы возьмете на работу в одностороннем порядке и отразите оплату в бухгалтерии.
7. Обратиться в суд с обязательством обязать клиента подписать акты о проделанной работе.

Получите подписанные документы в день отгрузки!

У заказчика нет денег или желания платить

Иногда клиенты не подписывают документы на улучшение, чтобы не платить. Если так, то в законе есть специальный механизм, который защищает подрядчиков от недобросовестных контрагентов и помогает им получать деньги.

Задолженность может быть взыскана в суде, если вы выполните все шаги из предоставленных инструкций:

1. Уведомить заказчика письменно о завершении работы и предложить ему ознакомиться с результатом и подписать акт сдачи-приемки. Это необходимо для того, чтобы судья признал действительным акт, который исполнитель подпишет в одностороннем порядке. Невозможно сослаться на односторонний акт, если заказчик не был проинформирован о завершении работ и не был вызван к приемке (п. 8 Обзор порядка разрешения споров по контрактам на выполнение работ, изложенный в Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 24 января 2000 г. № 51).
   Уведомление должно быть доставлено лично под подпись сотрудникам клиента или отправлено по почте со списком приложений и подтверждением получения. Приложите два экземпляра акта выполненных работ с указанием полного перечня работ и услуг, их количества и стоимости. Если в ходе работ была составлена ​​исполнительная документация, также приложите ее (технические паспорта, гарантийные обязательства, сертификаты на сырье и материалы, использованные при выполнении работ и т.д.).
2. Провести приемочную комиссию в назначенное время. Если представители заказчика не явились, подрядчик вправе в одностороннем порядке составить акт, подписать его сам и принять работу без участия заказчика. Для строительного подряда это прямо установлено п.4 ст. 753 ГК РФ, для других видов работ действует то же правило по аналогии (п. 1 ст. 6 ГК РФ).
3. Отправьте клиенту односторонне подписанный акт, счет на оплату и запрос на оплату выполненных работ. Всегда ведите инвентарь вложений и храните квитанции об отправленных письмах.
4. Соберите доказательства того, что работа действительно завершена и ее рыночная стоимость соответствует цене, которую должен заплатить заказчик. Подтверждением реальности, качества и объема работ могут быть оценки, отчеты специалистов, технические спецификации, фото- и видеоматериалы, контракты, переписка с заказчиком или другим лицом, которое фактически использует результат работы и в чьих интересах выполнялось. Набор доказательств зависит от ситуации и в каждом случае определяется индивидуально.
5. Обратиться в суд с обязательством взыскать плату за выполненную работу или оказанные услуги. Помимо акта об окончании, приложите к жалобе все собранные доказательства. Ваша задача доказать суду реальность выполненных работ, их объем, качество и согласованную стоимость.

У заказчика есть претензии к качеству или объёму работ

Заказчик не принимает работы, потому что его не устраивает их качество или объем. Он готов оплатить и подписать Акт о завершении работ в случае устранения недостатков. В этом случае нужно постараться мирно решить возникшую проблему.

1. Попросите заказчика в ответ на акт выполненных работ подготовить в письменной форме отказ от его подписания. В документе должно быть подробно указано, какие недостатки были выявлены, а какие именно не соответствуют требованиям или техническому заданию.
2. Создать двустороннюю комиссию из представителей заказчика и подрядчика. Цель комиссии — совместно изучить результат работы и решить, что именно и в какие сроки будет исправляться. По итогам работы комиссии составить акт о выявленных недостатках в работе и установить сроки их устранения. Если заказчик несет ответственность за возникновение дефектов, дефекты обычно устраняются за его счет. На это составляется отдельная смета.
3. После устранения недостатков отправьте новый акт выполненных работ, а также акт об устранении недостатков. При необходимости снова собрать комиссию и установить день принятия результата.

Если стороны не могут договориться о сдаче-приемке выполненных работ, даже после устранения недостатков, они обращаются в суд. Суд с помощью экспертизы определит реальный объем и стоимость работ. Подрядчик обязан доказать выполнение работы, а заказчик обязан доказать наличие недостатков в качестве или объеме работы.

3. Акт подписан не тем, кем нужно

Кто подписывает акт и как это указано в договоре. Если это не указано, акт подписывается руководителем компании, лично предпринимателем или лицом, имеющим право на такую ​​подпись по доверенности. На практике бывает, что акты подписывают кто угодно, а не те, кто должен: бухгалтеры, прорабы и т.д.

Отдельный разговор — порядок комиссии при приеме работы. В этом случае акт должен содержать подписи всех членов комиссии. И пока заказ соблюдается, работы считаются не принятыми, даже если составлен акт.

Образец мотивированного отказа

Внешне отказ — это отдельный документ, а не приговор на акте приема-передачи. Он оформляется в двух экземплярах: один остается у заказчика, второй отправляется исполнителю по юридическому адресу.

Ключевая задача при заполнении формы — максимально подробно описать характер обнаруженных недостатков и ничего не забыть. Именно на основании отказа в дальнейшем будет определено, сколько работ было выполнено, а что нет и сколько были убытки в рублях. Кроме того, если причины отказа не указаны подробно, акт может быть признан необоснованным. А заказчик, отказавшийся принять работу без причины, должен будет возместить подрядчику причиненный ущерб.

Предлагаемый нами образец также подходит для отказа в приеме услуг.

4. Акт «забраковала» бухгалтерия

Акт выполненных работ относится к первичным учетным документам. После его подписи, через некоторое время его переводят в бухгалтерию — именно она должна произвести расчет с подрядчиком. И вот тут могут возникнуть проблемы. Для бухгалтера важно, чтобы налоговая инспекция не находила изъянов в сделке, акте и договоренностях. А если есть такая возможность, то дело придется переделывать. К сожалению, заказчик может воспользоваться ситуацией и потратить время. Чтобы получать выплаты быстрее, всегда спрашивайте причину задержки взаиморасчетов. Если заказчик молчит, подготовьте и отправьте письменную жалобу.